Blog

Bottom-up impact van lean verbetermethodiek raakt de hele organisatie

Als extern projectleider van het project Productive Ward binnen Gelre ziekenhuizen werd ik recentelijk rondgeleid door de zorgcoördinator van afdeling cardiologie, Tessa van Tol, over de afdelingen cardiologie en neurologie. Een interessante beschrijving van het verbeterproces volgde waarbij de resultaten met veel enthousiasme zijn omarmt.

Enkele verpleegkundigen zijn bezig met de module GGA (Goed Georganiseerde Afdeling), om de gezamenlijke ruimten op de beide afdelingen zo in te richten, dat het hen gaat helpen bij het geven van goede zorg. In het begin best wel even zoeken, nu is iedereen enthousiast!

De verpleegkundigen realiseerden zich, dat er dagelijks 50 schone handdoeken worden geleverd voor de afdeling waar maximaal 18 patiënten kunnen verblijven. En die 50 handdoeken worden echt elke dag geleverd. Gevolg: de kast puilt uit! Dus, in gesprek met de facilitaire dienst om hen te betrekken bij het oplossen van dit vraagstuk. De uitkomst van dat overleg is dat er nu nog maar drie keer in de week wordt bevoorraad. In onderling overleg is vastgesteld wat de hoeveelheden moeten zijn, die de facilitaire dienst per keer komt leveren. Daarna volgt een evaluatie om te kijken of deze werkwijze over en weer goed is en voldoet aan de verwachting, namelijk een voorraad die op orde is en een hoeveelheid handdoeken die precies goed is voor de zorg voor de patiënten. Na een dag intensief ruimen bleek dat er 165 handdoeken ‘over’ waren.

Vooraf vertelde de zorgcoördinator dat ze met de verhuizing naar de nieuwbouw wel karig waren bedeeld met de ruimten. Waar laat een mens al de materialen, hulpmiddelen en apparatuur? En bovendien hoe pak je het aan als je samen met een andere afdeling gebruik maakt van verschillende ruimten. Daar hebben ze nu een goede oplossing voor gevonden. De werkgroepen op de afdelingen hebben gezamenlijk gezocht naar momenten om samen te komen, een aanpak te bedenken en met elkaar aan de slag te gaan. Het resultaat is verbluffend.

Het afdelingshoofd cardiologie berekende dat de voorraad van het linnen in totaal met 71 % kon worden teruggebracht! Hieronder het resultaat:

  • OPTIMALISATIE: Herindelen linnenvoorraad
  • Vermindering van de linnenvoorraad met 424 stuks, nu 174 stuks.
  • Eenmalige opbrengst 71% door teveel linnenvoorraad.
  • Opbrengst gerealiseerd 10% minder verspilling per jaar op de betreffende afdelingen.

Het afdelingshoofd gaat deze bevinding delen met andere hoofden, want het zou kunnen zijn dat ook op andere afdelingen een zelfde besparing valt te realiseren. En dan betekent deze uitkomst ook iets voor de gehele organisatie!

De werkgroepen hebben in overleg met de beide teams de belangrijkste ruimten/kasten in kaart gebracht, die ze tijdens de module GGA onder handen zouden willen nemen. En doordat op de ene plek ruimte ontstaat is het weer mogelijk om hulpmiddelen, die tijdelijk buiten de afdeling waren neergezet, terug te zetten op de afdeling.

Het enthousiasme is zelfs zo groot, dat verpleegkundigen inmiddels al met andere kasten een start hebben gemaakt. Ook hier is samenwerken met een andere dienst weer cruciaal. De voorraad medische verbruiksmiddelen wordt ook hier door de facilitaire dienst bijgehouden middels het scannen van de labels, het is alsof het bijna als vanzelf naar de afdeling toekomt. Een prachtig systeem. Het team ziet alleen dat de voorraad te groot is, dat steriele hulpmiddelen over de houdbaarheidsdatum heen zijn en dat het lastig is om de kasten spiegelend te vullen (oud naar voren, nieuw materiaal achteraan opruimen). De zorgcoördinator zegt lachend, “Op deze afdeling kan je de komende tijd met een gerust hart incontinent zijn, want er is een voorraad waar ze de rest van het jaar gemakkelijk mee rond kunnen komen.” Ook hier is mogelijk winst te behalen voor meerdere afdelingen en misschien wel het hele ziekenhuis.

De verpleegkundigen stropen de mouwen op: “Laten we maar samen met de collega’s van de facilitaire dienst aan het werk gaan om te zoeken naar een werkwijze die voor het verpleegteam goed is en wat past bij de werkwijze van de facilitaire dienst”.