Case

Basisbeginselen van zorglogistiek voor de polikliniek

Vraagstuk

De organisatie waar dit vraagstuk speelde is bezig met variabiliteitsreductie op de OK en het integreren van integrale sturing via de vier besturingsniveaus (strategisch, tactisch, operationeel offline en operationeel online). Om dit nog beter neer te zetten is er binnen de organisatie behoefte aan een verbreding van de zorglogistieke kennis. Aan CC is gevraagd om alle medewerkers van de poliklinieken op te leiden om zo de kennis omtrent zorglogistieke beginselen als leidend principe in de organisatie neer te zetten. Om dit te realiseren is er een opleidingstraject neergezet bestaande uit vier tranches voor alle medewerkers van de polikliniek. In deze opleiding maken de deelnemers kennis met de basisbeginselen van zorglogistiek en Excel. Aan het einde van de opleiding zijn de deelnemers in staat om hun eigen poliraster in Excel te zetten waarin rekening is gehouden met zorglogistieke beginselen als variabiliteit, productie-afspraken, de verschillende besturingsniveaus en de effecten voor de OK en de medisch ondersteunende afdelingen.

De klantvraag

“Hoe kom ik tot een optimalisatie van de processen in de gehele keten (niet alleen OK) en zorg ik ervoor dat iedereen dezelfde (zorglogistieke) taal spreekt en hier naar handelt”.

Omschrijving project

Om alle medewerkers van de poliklinieken te scholen zijn er vier tranches ontwikkeld. Elke tranche bestaat uit drie opleidingsdagen in een doorlooptijd van drie weken.

Dag 1

In de eerste dag maken de deelnemers kennis met de kenmerken van zorglogistiek, variatie in de keten en procesbeschrijvingen. In het middagdeel wordt Excel van openen van een werkblad tot aan gemiddelde en standaarddeviatie behandeld. Theorie wordt daarin afgewisseld met praktische opdrachten.

Dag 2

In de tweede dag worden de verschillende methodes behandeld om tot procesoptimalisatie te komen (Lean management, Six Sigma, Agile, Variabiliteits Theory, etc). Daarna wordt ingegaan op de te onderscheiden besturingsniveaus en wordt een casestudy behandeld. In de middag wordt een verdiepende slag gelegd op de diverse functies in Excel en eindigen de deelnemers met het bepalen van de benodigde plekken in het poliraster op basis van de productieafspraken die zijn gemaakt door desbetreffende specialisme.

Dag 3

Op de laatste dag gaan de deelnemers voornamelijk aan de slag met het vinden van een match tussen vraag en aanbod voor het eigen poliraster. Vanuit de gemaakte productieafspraken wordt gekeken wat het huidige poliraster momenteel biedt en of dit voldoende is. Na deze exercitie wordt met de kennis die de afgelopen dagen is opgedaan een nieuw poliraster ontwikkeld.

Uitdaging in het project

In dit traject zitten twee uitdagingen. De eerste uitdaging ligt gelegen in het feit dat niet iedereen kwalitatief én kwantitatief is ingesteld. Daarnaast is de tweede uitdaging om de opgedane theorie en de praktijk, in de dagelijkse praktijk tot uitvoering te laten komen. Om die reden is ervoor gekozen om het opleidingstraject een onderdeel te laten zijn van een consultancy vraagstuk. Bertwin Bonenberg begeleidt het consultancy vraagstuk.

De Beoogde Impact

De organisatie dezelfde zorglogistieke taal te laten spreken en daar naar te laten handelen om tot een doelmatigheidsverbetering van de polikliniek en de OK te komen.

Een Typisch CC Project

CC vindt ontwikkeling van de professional erg belangrijk. Centraal in dit vraagstuk staat het opleiden van de zorgprofessional middels kennisoverdracht. Door kennis en ervaring te delen helpen wij de zorgorganisatie een stap verder om het optimaliseren van de processen in de praktijk te laten slagen. Deze integrale bottom-up aanpak in combinatie met training, kennisdeling en het delen van ervaren zijn belangrijke speerpunten voor CC. Deze aanpak maakt het mogelijk om een setting te creëren waarin een inbedding in de dagelijkse praktijk centraal staat en op de lange termijn een duurzame verandering tot gevolg heeft.

Tools – Middelen

  • Vliegtuigspel
  • Dobbelspel
  • Simulatie Fietsenfabriek
  • Trechtermodel
  • Besturingsmodel