Case

Lean denken en werken op verpleeg- en verzorgingsafdeling

VRAAGSTUK

Invoeren kleinschalige manier van denken en werken. Versterken regelvermogen professional en team op de afdeling. Integrale procesverbetering.

TYPE VRAAGSTUK

Hoe kun je de zorgprofessional weer in de lead brengen wat betreft de basisprocessen op de eigen afdeling en bij het verbeteren van inhoudelijke werkprocessen? Hiertoe is een integrale verbeteraanpak geïntroduceerd onder de noemer “Productive care – meer tijd voor de cliënt”. De aanpak richt zich op verpleeg- en verzorgingsteams en richt zich op alle processen op de afdeling. Deze worden stap-voor-stap aangepakt en verbeterd. De aanpak is ontleend aan de zgn. Productive Series, een methode gebaseerd op Lean Management die in Engeland met veel succes al jaren wordt toegepast.

DE KLANTVRAAG

Hoe maken we de omslag naar een kleinschalige manier van denken en werken op de verpleeg- en verzorgingsafdelingen van onze V&V-huizen? In deze werkwijze krijgen de teams zelf weer meer verantwoordelijkheid en zorgen zij er met elkaar voor dat zowel de kwaliteit van zorg als de efficiency in het werk gaan toenemen. Met deze vraag zijn we benaderd door de directie Wonen met Zorg van een grote organisatie voor ouderenzorg. Na overleg is de keuze gemaakt te beginnen met een pilotproject. Hierin is op 3 afdelingen binnen een van de regio’s in het werkgebied gestart met de aanpak.

OMSCHRIJVING PROJECTAlS

voorbereiding is, met enthousiaste steun van de betrokken directeur, eerst een plan van aanpak uitgewerkt met de regiomanager en met de interne projectleider. Gekozen is voor een pilotopzet, om te beginnen op 3 afdelingen. Bij de start van het project is aan alle afdelingshoofden van de V&V-huizen in de regio de aanpak gepresenteerd. Samen met hen zijn 3 afdelingen als pilot gekozen. Op elke pilotafdeling is een kernteam gevormd van enkele medewerkers en hun leidinggevende. Elk kernteam krijgt een basistraining en heeft als taak om als voortrekker de verbeteraanpak op de eigen afdeling in gang te zetten en collega’s hiervoor warm te maken.

De basistraining is erop gericht de kernteams op die rol voor te bereiden. Hierin leren ze om zich de verbeteraanpak eigen te maken. Belangrijk onderdeel is om door de ogen van de cliënt naar de afdeling te leren kijken. Ook maken ze een ‘verspillingsronde’ om oog te krijgen voor allerlei vormen van ‘verspilling’ die extra tijd kosten of letterlijk in de weg liggen. Met het geleerde organiseert elk kernteam zelf een startbijeenkomst voor hun collega’s op de eigen afdeling. Tijdens de bijeenkomst geven ze uitleg over de verbeteraanpak. Met elkaar formuleren de medewerkers een eigen afdelingsvisie. Ook wordt een prestatiebord in gebruik genomen. Hierop kan de afdeling alle acties, stappen en resultaten volgen. Elke week komt het team even bij elkaar rond het prestatiebord om de voortgang en ervaringen te bespreken. In periodes van telkens ongeveer 8 weken wordt een bepaald thema bij de kop gepakt. Op het prestatiebord wordt van week tot week bijgehouden wat de aanpak oplevert.

Elke maand komen de kernteams bij elkaar in een terugkombijeenkomst, om ervaringen uit te wisselen en zich voor te bereiden op de volgende stappen. Op deze manier zijn in een periode van een halfjaar drie basismodules aan bod gekomen: de module ‘Cliëntperspectief’, de module ‘Hoe doen we het nu?’ en de module ‘Goed georganiseerde afdeling’. Aan het eind van de pilotfase presenteren de pilotteams met trots hun resultaten aan elkaar en aan de regiomanager en directeur.

UITDAGING IN HET PROJECT

De verbeteraanpak heeft als doel om de kwaliteit en doelmatigheid in de zorg te verbeteren en tegelijk de tevredenheid van cliënten én de lol en trots van medewerkers te vergroten. De bedoeling is hierbij om de zorgprofessionals de regie te geven over hun eigen werk. In de aanpak leren zij een vaste methodiek (bestaande uit 6 stappen) die lijkt op de verbetercyclus Plan-Do-Check-Act (PDCA) toe te passen. De kunst is om het klein te houden en bij elke stap heel concreet en praktisch te blijven. Anders haken medewerkers al snel af. Tegelijk is de uitdaging om met het hoger management voor elkaar te krijgen, dat er voldoende tijd, aandacht en support is om op de afdeling te leren werken op deze nieuwe manier.

DE BEOOGDE IMPACT

Dit jaar gaan alle afdelingen van de V&V-huizen in deze regio met de verbeteraanpak aan de slag, op grond van de zeer positieve ervaringen in de pilot. De interesse in de aanpak bij deze zorgorganisatie is dusdanig dat de Raad van Bestuur van plan is om de komende jaren in alle locaties van de instelling het verbeterprogramma in te voeren. Voor ogen staat om hiertoe een pool van eigen trainers/begeleiders op te leiden.

In bredere zin kan het verbeterprogramma veel bieden. De ouderenzorg staat steeds meer onder druk. Risico hierbij is dat het overheidsbeleid leidt tot verschraling en fors kwaliteitsverlies. De verbeteraanpak helpt om te komen tot stabiele hogere kwaliteit en een meer efficiënte zorgverlening, waarover bewoners en medewerkers tevreden en trots kunnen zijn. Intussen heeft CC Zorgadviseurs zich verbonden met TNO, CBO en Vilans in de Stichting Effectieve Zorg. De verbeteraanpak wordt onder de noemer Productive Care in Nederland aangeboden.

EEN TYPISCH CC PROJECT

Het programma combineert een bottom up-aanpak die zich vooral richt op de teams op de afdeling met actieve betrokkenheid van het hoger management. De aanpak is integraal en methodisch. De aanpak helpt vooral om het HOE methodisch en effectief te doen, de zorgprofessional en het team zijn zelf eigenaar en regisseur over het ‘WAT’. Bij de aanpak maken we gebruik van bewezen effectieve methoden zonder deze tot keurslijf te maken. We ontwikkelen samen en schaven al werkend bij om tot een nog beter product te komen. We zorgen dat het ook werkt in praktijk.

TOOLBOX

Het verbeterprogramma bestaat uit vier basismodules, zeven procesmodules, een toolkit en een handleiding voor de teamleider. Ook voor de projectleider en het management is een handleiding beschikbaar. In de startfase is het werken met het programma gekoppeld aan intensieve ondersteuning d.m.v. trainingen, terugkombijeenkomsten en coaching on the job. De aanpak is vooral bottom-up waarbij actieve steun van de top en het hoger management een absolute must is. De integrale aanpak betekent niet alleen procesverbetering, het brengt ook een cultuurverandering met zich mee: een andere manier van denken en werken gericht op continu verbeteren van de processen.