Case

Productive Ward bij de Tjongerschans

VRAAGSTUK

De toenemende krapte op de arbeidsmarkt, de opgelegde kostenbesparingen en de eisen met betrekking tot kwaliteit en veiligheid dwingen ziekenhuizen meer dan ooit om kritisch naar hun processen te kijken en een aantrekkelijke werkgever te zijn door te investeren in de arbeidstoekomst van de medewerkers. Efficiënte werkprocessen waarbinnen verpleegkundigen samen met andere medewerkers patiëntgerichte, kwalitatief hoge en veilige zorg kunnen bieden is daarvoor essentieel. De organisatie waar dit vraagstuk speelt, realiseert zich dat het van belang is dat de professionals in de lead zijn bij het optimaliseren van de werkprocessen op de afdeling en tussen afdelingen. De methodiek van Productive Ward helpt hen hierbij. CC is gevraagd de implementatie van dit programma te begeleiden en te ondersteunen.

DE KLANTVRAAG

Als organisatie zijn wij altijd op zoek naar manieren om de kwaliteit van onze zorgverlening duurzaam te verbeteren. We erkennen dat de zorgprofessionals daarin een cruciale rol spelen. Projecten in de afgelopen jaren hebben daarin wel een goede impuls gegeven maar het is ons nog niet gelukt dat ook daadwerkelijk te borgen. Onze vraag aan CC is: “Help ons de afdelingsprocessen en werkprocessen op de verpleegafdelingen te optimaliseren, zodat de kwaliteit van onze patiëntenzorg echt verbetert. Faciliteer onze zorgprofessionals, zodat zij hun autonomie vergroten en daarmee het eigenaarschap voor de professionele werkprocessen in handen te houden.”.

OMSCHRIJVING PROJECT

Het project is van start gegaan op vijf klinische afdelingen, waaronder de IC/CC en de SEH en na een periode van drie maanden gevolgd door de overige zes klinische afdelingen. De opmaat naar PW hebben we gemaakt met MyWork. Het hele team houdt gedurende een week bij welke activiteiten zij per dienst uitvoeren en geven een oordeel over de werkdruk. Bovendien beoordeelt het team de zorgzwaarte van de patiënten op de afdeling. En de productie/prestatie gegevens van die week komen beschikbaar voor het team. Het team maakt een analyse van de huidige situatie en verkent met elkaar de mogelijkheden voor verbeteren van de processen.

Het effect ervan is dat het hele team betrokken is en zich bewust wordt hoe het presteert en wat daarvan de betekenis is voor de patiëntenzorg, de rol die zij daarin speelt en hoe zij samen met andere zorgprofessionals en het management bijdraagt aan het realiseren van de doelen van de organisatie.

In de verbetercyclus die daarna is gestart is Productive Ward geïntroduceerd. Productive Ward is een train-de-trainer programma, dat erop is gericht om zorgprofessionals op de verpleegafdeling de afdelingsprocessen zelf te laten organiseren en de werkprocessen te verbeteren, zodat de kwaliteit en veiligheid van de zorg toeneemt en de patiënt meer tevreden is. En dat geldt ook voor de zorgprofessionals, zij zijn trots op het uitoefenen van hun vak en zijn in staat verspilling uit de eigen processen te halen. En daarmee wordt doelmatigheid gerealiseerd voor de organisatie.

In het ziekenhuis is gestart met de drie basismodules van het programma. In deze modules formuleren de teamleden een afdelingsvisie. Daarna starten zij met het verbeteren op 4 dimensies (kwaliteit, patiëntbeleving, medewerkertevredenheid en doelmatigheid) en wordt de wekelijkse bordbespreking geïntroduceerd. Daarnaast richten zij onderdelen van de afdeling opnieuw in en brengen zij het aantal onderbrekingen terug door benodigde informatie op een visuele manier in één-oogopslag weer te geven. Elke module kent dezelfde ‘verbetercyclus’ waarbij de Lean-filosofie de basis is voor alle stappen die het team in deze cyclus doorloopt. Daar waar mogelijk ontstaan nieuwe standaarden voor het hele ziekenhuis. In de procesmodules richten de teams zich op de inhoudelijke werkprocessen, zoals overdracht, medicijnen, opname en gepland ontslag en verpleegkundige richtlijnen.

De teams leren van elkaar door regelmatig gezamenlijk te reflecteren en hun ervaringen te delen. Daarvoor kijken zij bij elkaar op de werkvloer. De voorbeelden inspireren hen om vraagstukken op de eigen afdeling vervolgens op te pakken. CC coacht & ondersteunt de leden van de projectgroep, verzorgt de trainingen en het programma met leerbijeenkomsten met de teams. Inmiddels is de projectgroep zover, dat het zelf in staat is (onderdelen van) de trainingen te verzorgen voor verschillende teams in het ziekenhuis. Daarmee borgen we de kennis en ervaring binnen de ziekenhuisorganisatie. CC coacht waar nodig de interne begeleiders / projectleider bij hun ondersteunende rol aan de teams en de organisatie. Naar behoefte is er mogelijkheid tot extra ondersteuning bij specifieke vragen of situaties waar specifieke veranderkundige expertise nodig is.

UITDAGING IN HET PROJECT

Dit traject kent diverse uitdagingen. De eerste uitdaging is dat betrokkenen commitment hebben met het programma. Het gaat dan om de medewerkers van de diverse betrokken afdelingen. De verpleegkundigen van de teams, en ook de ondersteunende diensten en het (hoger) management dienen de methodiek te omarmen om zo succesvol mogelijk te zijn. Dit gaat niet altijd van de een op de andere dag. Het veranderkundig programma en de bijbehorende externe begeleiding spelen hierin een belangrijke rol.
Een andere uitdaging komt voort uit het feit dat teamleden door het programma op een andere manier met elkaar gaan samenwerken en communiceren. Problemen die eerder onder de oppervlakte bleven, worden nu eerder duidelijk. Deze vallen nu niet langer meer onder ‘het kleed’ te schuiven, ze dienen aangepakt te worden omdat het anders de voortgang van PW belemmert. Dit vraagt om een gedegen veranderkundige aanpak. Het kost tijd en energie, die zich terugverdient en zichtbaar is in de resultaten op de afdeling. Teamleden zijn in staat bestaande teampatronen te doorbreken.

Een derde uitdaging heeft betrekking op leiderschap. Dat professionals in de lead zijn is niet direct een vanzelfsprekendheid. Het proces daartoe vraagt binnen veel teams om een ander type leiderschap. Van beheersen naar faciliteren. Een belangrijk facet is daarbij de taakvolwassenheid van het team. De leidinggevende zal bij Productive Ward nog meer dan voorheen zich hierdoor situationeel laten leiden. Makkelijker gezegd dan gedaan.

DE BEOOGDE IMPACT

Meer tijd voor de patiënt, wegnemen van verspilling, efficiëntere werkprocessen, meer tevreden medewerkers en patiënten en professionals in de lead. Dat zijn beoogde resultaten van het programma Productive Ward. Inmiddels zijn op al deze terreinen resultaten behaald. Een aantal hiervan zijn terug te vinden zijn op de website productiveward.nl.

EEN TYPISCH CC PROJECT

CC wil graag bijdragen aan veranderingen in zorgorganisaties. Uitgangspunt daarbij is dat de ondersteuning gericht is op het vergroten van de autonomie van de organisatie. Productive Ward is daarvan een voorbeeld. Procesoptimalisatie door middel van het ontwikkelen en trainen van professionals is daarin cruciaal, waarbij het streven is om dat evidence-based aan te pakken. In het PW-programma komen al deze ingrediënten terug. Vandaar dat CC veel aandacht en tijd besteedt aan het verder doorontwikkelen van dit programma. Inmiddels ook voor andere afdelingen en sectoren. CC faciliteert sinds enige tijd een Productive Ward netwerk voor ziekenhuizen om onderling ervaring te delen. Door kennis en ervaring te delen helpen wij de zorgorganisaties steeds een volgende stap te zetten in het optimaliseren van hun processen. Hierdoor is het mogelijk een setting te creëren waarin een inbedding in de dagelijkse praktijk centraal staat, waardoor een duurzame verandering het gevolg is.

TOOLS

De modulebox van Productive Ward bevat duidelijke stappenplannen (moduleboekjes) gericht op verpleegkundigen om de processen te verbeteren. Ook wordt in het programma gebruik gemaakt van vele Lean tools. Voor complexe vraagstukken is het mogelijk om aanvullende veranderkundige modellen op maat in te zetten.