Blog

De evolutie van de MMO webapp

Begin vorig jaar lanceerde CC zorgadviseurs een webapp om een goede Multi Moment Opname op de verpleegafdeling uit te voeren, genaamd de MMO (www.de-mmo.nl). Deze werd ontwikkeld met het doel om de bestaande Multi Moment Opname, die wordt gebruikt binnen de verbetermethodiek Productive Ward, te optimaliseren. Het sneller en gemakkelijker maken van deze meting stond in eerste instantie centraal. Hoe ging het ontwikkelproces in zijn werk en hoe staat het nu met de app?

Van papier naar Ipad

Een ‘traditionele’ Multi Moment Opname wordt over het algemeen gedaan door een verpleegkundige die een collega verpleegkundige volgt. Hij of zij houdt op papier per minuut de activiteiten bij en vervolgens moet deze data gedigitaliseerd worden, wat meestal neerkomt op het invullen van een Excel sheet. Met de MMO app wordt deze tijdrovende handeling overgeslagen. De app is in zekere zin een gedigitaliseerde versie van de bestaande papieren MMO.

Dit was een relatief gemakkelijke stap, ware het niet dat er door deze stap een wereld aan nieuwe mogelijkheden is ontstaan. Zo merken we dat de app als onderdeel van het Productive Ward programma meer een analyse-instrument wordt van de verpleegkundige zelf: tijdens de meting is er ruimte voor meer observatie en na het meten kunnen de resultaten direct worden ingekeken.

Smokkelen kan niet meer!

Doordat de data gelijk digitaal verwerkt worden, ontstaan er direct zichtbare resultaten. Deze zijn bovendien een stuk nauwkeuriger. Voorheen kwam het in de praktijk wel eens voor dat er ‘gesmokkeld’ werd met gegevens: wordt een voornemen niet gehaald? Dan werd deze uitgegumd of de tijd werd aangepast. Dat kan nu niet meer. Elke activiteit wordt direct ingevoerd en is gekoppeld aan een precies tijdstip. Zelfs wanneer het gaat om onderbrekingen in de activiteit of onvoltooide handelingen. Sterker nog, volgens CC zijn dit juist momenten die waardevol zijn om te meten.

Daarnaast is de MMO app veel gebruiksvriendelijker dan de papieren MMO. De interface is makkelijk te begrijpen en er is ook meer hulp beschikbaar. Zo kan je direct advies krijgen tijdens het invullen of tips krijgen over het verwerken van je data. Deze bewustwording over de juiste manier van invoeren van data is volgens CC ontzettend belangrijk bij het krijgen van betrouwbare meetgegevens.
MMO-app

MMO webapp: Inzichten sinds de lancering

Tijdens het ontwikkelproces hebben we waardevolle inzichten opgedaan over het doen van een Multi Moment Opname. In de praktijk blijkt dat er behoorlijk wat misvattingen bestaan. Met het ontwikkelen van de MMO app streefden wij er naar om deze issues te voorkomen.

  • Niet verzamelen, maar begrijpen
    We zien dat soms de nadruk teveel ligt op het verzamelen van data en dat het verkrijgen van hoge kwaliteit onvoldoende aandacht krijgt. Dit heeft uiteraard direct gevolgen voor de manier waarop er conclusies kunnen worden getrokken uit de data. Een ander punt is dat de data vaak wordt geanalyseerd door een ander dan de verpleegkundige zelf, bijvoorbeeld de intern begeleider of het afdelingshoofd. Hiermee ga je voorbij aan een belangrijke doelstelling van de MMO: dat de verpleegkundige zelf meet en analyseert en de resultaten van de meting aan het team terugkoppelt, zodat acties worden afgestemd. Wij zien namelijk dat juist het begrijpelijk teruggeven van data aan de verpleegkundige van grote waarde is. Daarom vinden we het belangrijk dat de verpleegkundige gemakkelijk zijn of haar eigen data kan inzien en observaties kan toetsen.
  • Lees de spelregels voor je meespeelt
    Onvoldoende begrip van de definities en spelregels van de Multi Moment Opname kan zorgen voor foutieve data. Er is dan vaak ook geen goede vergelijking met eerdere metingen mogelijk. Als oplossing biedt de digitale versie gemakkelijke, korte ‘oefen’ metingen aan, waardoor de verpleegkundige direct begrip en inzicht krijgt in het doen van metingen. Kortom, wanneer er voorafgaand aan de meting een leerproces plaatsvindt, blijkt in de praktijk dat er aanzienlijk betere inzichten uit de data worden verzameld. Daarom is dit leerproces, de voorbereiding en het ‘kennen van de spelregels’ een belangrijk onderdeel van de app.
  • Een MMO is niet voor het management, maar voor jezelf
    Veelal worden metingen gebruikt die zijn ‘opgelegd’ door het management binnen organisaties. Wanneer we bijvoorbeeld de Multi Moment Opname toepassen binnen de Productive Ward verbetermethodiek, is de meting onderdeel van het verbeterproces van de afdeling. Vanaf het moment van data verzamelen wordt er al een bewustwordingsproces bij de verpleegkundige zelf gestart. De verpleegkundige wordt namelijk gevraagd om gedurende een shift te observeren, vooruit te plannen en te denken in processen. Bij de MMO stimuleren we juist die kwalitatieve inzichten; dit zijn namelijk aanknopingspunten waar mogelijke verbetering kunnen plaatsvinden. Door regelmatig en gericht een Multi Moment Opname uit te voeren door verschillende teamleden ontstaat er bewustwording binnen het team en geef je telkens een teamlid de kans om actief suggesties te doen voor verbetering.

Conclusie: zelf aan de slag met data!

Op basis van deze inzichten is voor ons duidelijk geworden dat een goede Multi Moment Opname op de verpleegafdeling betekent dat de verpleegkundige zelf aan de slag moet gaan met de data, in combinatie met eigen observaties. Het is daarbij belangrijk om te beseffen dat het uitvoeren van een Multi Moment Opname door het team vraagt om een leerproces. Het bewustwordingsproces van de medewerker is essentieel om kritisch naar processen te kijken en om open te staan voor verbeteringen. Hier ligt een grote uitdaging in het verder ontwikkelen van deze web app en de toekomstige apps.


INFO: Wat is een Multi-Moment Opname?

Een Multi Moment Opname is een tijdstudie die in vele varianten wordt toegepast. De oorsprong ligt binnen de Lean-werken filosofie. Bij de verbetermethodiek Productive Ward is het een belangrijke onderdeel om inzicht te creëren in de processen op de verpleegafdeling. De variant waarop de webapplicatie is gebaseerd is ontwikkeld door de NHS onder de naam Activity Follow. Een meting gaat als volgt: één verpleegkundige wordt aangewezen als volger. Gedurende een shift of deel ervan wordt een collega gevolgd. De applicatie/momentopname verzamelt iedere minuut informatie rondom voorgenomen taken, activiteiten en onderbrekingen.