Blog

GEMBA: op de werkvloer van een Productive Ward ziekenhuis

Op donderdag 20 juni pasten een groep van ruim 20 projectleiders en intern begeleiders van ‘Productive Ward ziekenhuizen’ uit Nederland en België het Lean-principe ‘gemba’ toe. Opnieuw bevestigden zij hoe belangrijk dit Lean-principe is: een bron van interessante inzichten & discussies die we graag met delen.

De laatste keer dat u Japans heeft gebruikt was waarschijnlijk toen u sushi bestelde dus ter verfrissing van uw geheugen, GEMBA betekent: ‘Plaats waar het gebeurt’ – oftewel: de werkvloer! Het idee hierachter is dat je het met elkaar over bepaalde onderwerpen kunt hebben maar dat het vaak nog effectiever is om de werkvloer op te gaan en daadwerkelijk te zien en te ervaren hoe het gaat.

Op werkbezoek bij het MCA

Na twee informatieve bijeenkomsten bij ons op kantoor, stond in ieders agenda 20 juni daarom gereserveerd voor een ‘werkbezoek’. Met andere woorden: een bezoek op de plek waar het gebeurt, namelijk in het ziekenhuis!
Het Medisch Centrum Alkmaar (MCA) trapte als eerste ziekenhuis van de 10 Nederlandse en Belgische deelnemende Productive Ward ziekenhuizen af en had als gastlocatie een erg interessant en afwisselend programma opgesteld.

Na een korte introductie over het traject wat de MGG-groep tot nu toe heeft doorlopen op het gebied van zorglogistiek, waar PW onderdeel van uit maakt, borrelden er al snel allerlei vragen naar boven bij de deelnemers. Elk ziekenhuis heeft immers tijdens de implementatie van Productive Ward veel met dezelfde vragen te maken. Een aantal voorbeelden: Hoe implementeer je PW in een periode van bezuinigingen, nieuwbouw, een continu veranderende omgeving? Maar ook vragen als: Hoe betrek je andere disciplines? en Hoe ga je ook uitrollen op SEH, IC, poli’s etc.? kwamen aan bod. De deelnemers deelden hun eerste ervaringen met onder meer e-learning en diverse nieuw ontwikkelde meetinstrumenten. De deelnemers waren van meet af aan actief met elkaar in gesprek, nog voordat we op de afdelingen waren. Het motto van ons netwerk ‘Elkaar inspireren en motiveren’ is een motto dat meteen in de praktijk werd gebracht door iedereen!

Ervaringen delen op de werkvloer

‘Gemba’ volgde snel daarna. We brachten, verdeeld in twee groepen, een bezoek aan vier afdelingen, waar verpleegkundigen en teamleiders ons rondleidden. Met trots presenteerden zij hun afdeling. En terecht! Wat een mooie successen wisten zij al te realiseren en wat zijn er nog veel verbeterideeën! Op de prestatie/verbeterborden hebben de teams hun resultaten visueel gemaakt. Ook de opgeruimde ruimtes spraken boekdelen. Gevolg? Een opgeruimd gevoel, meer rust, overzicht, minder voorraden en veel minder zoektijd, waardoor meer tijd beschikbaar is en komt voor de patiënt.

bekijk hier een kleine foto-impressie van het bezoek

Het is boeiend om te zien hoe elke afdeling met dezelfde principes een eigen invulling geeft aan het programma. Tijdens de bezoeken aan de afdelingen verliepen de gesprekken geanimeerd en wisselden de deelnemers en de verpleegkundigen van de afdelingen ook regelmatig tips uit, gebaseerd op ervaringen van de situatie uit de andere ziekenhuizen. Zo was er winst aan beide kanten. Vele foto’s, gesprekken en inspiratiemomenten later kwam de hele deelnemersgroep weer bij elkaar om een mooie discussie te voeren over een aantal prikkelende stellingen die het projectteam van het MCA had voorbereid.

Het warme water is al ontdekt

Aan het einde van het bezoek was iedereen weer geïnspireerd. Natuurlijk kwamen ook de uitdagingen bij de implementatie regelmatig aan bod, en dat was opnieuw ook weer een ‘feest’ van herkenning. Zoals al eerder gezegd, de meeste ziekenhuizen lopen tegen dezelfde uitdagingen aan en wat is het dan prettig wanneer de ander soms net een stapje verder is. Dan kun je immers al horen hoe zij het hebben opgelost en wat hierbij de leerpunten zijn. Het voorkomt dat ‘je het wiel opnieuw hoeft uit te vinden’ of, zoals de Belgen het noemen ‘je het warme water opnieuw ontdekt’.

Dit delen van ervaringen tussen ziekenhuizen en ook tussen de afdelingen in de ziekenhuizen is een belangrijk aandachtspunt. Wat is het immers gemakkelijk om in de drukte van alle dag binnen je eigen afdelingsmuren te blijven, terwijl er daarbuiten veel te halen valt. Een schone taak van de deelnemers van dit netwerk om hier nog meer aandacht aan te besteden en het netwerk nog meer te gaan benutten! De volgende bijeenkomst staat dan ook al gepland en ook worden de voorbereidingen voor een volgend werkoverleg getroffen.

Kortom: het was geweldig om in het MCA zo gastvrij te worden ontvangen en de mooie succesverhalen te zien en te horen uit de mond van de verpleegkundigen en teamleiders!
Wij zijn weer geïnspireerd en gemotiveerd om verder met Productive Ward aan de slag te gaan en de kwaliteit en efficiëntie van de zorg verder te verbeteren.