Blog

Grip op de revalidatieafdeling door verdere professionalisatie van de planning

Iedereen weet het; zorgorganisaties hebben het druk. Te druk. Ze moeten efficiënter werken, kwaliteit van zorg verbeteren, ervoor zorgen dat hun producten worden gefinancierd, steeds meer registreren, de patiënt meer centraal stellen, medewerkers binden en boeien, etc. Zomaar een greep uit zaken waar zorgorganisaties dagelijks mee te maken hebben. Het lijken clichés, maar deze zaken geven regelmatig aanleiding tot een hoge werkdruk bij medewerkers en tot onvrede over de organisatie van de zorg in vergelijking met vroeger. Een ander gevolg kan het gevoel van ‘geleefd worden’ zijn; geen controle meer hebben over de gang van zaken. Dit maakt het extra lastig om er de vinger op te krijgen en in te grijpen wanneer dingen anders lopen dan van te voren verwacht.

In de waan van alledag nemen zorgorganisaties niet altijd de tijd om stil te staan en van een afstand te kijken naar wat er nu precies gaande is binnen de organisatie. Hoe kunnen zorgorganisaties ervoor zorgen dat ze wel beter grip krijgen op deze ontwikkelingen?

Onlangs zijn wij bij een organisatie geweest waar ons een aantal dingen opvielen die tot nadenken hebben gezet. Op een revalidatieafdeling van gemiddelde grootte kwamen er vanuit alle kanten signalen over het niet optimaal functioneren van deze afdeling. Therapeuten klaagden, patiënten waren niet tevreden en artsen konden zich niet vinden in de huidige gang van zaken. Aan de andere kant hadden de planners juist het gevoel dat alles redelijk liep maar dat hun werkzaamheden vaak werden onderschat door anderen.

Een aantal kenmerken die opvielen tijdens de analyse van deze afdeling:

  • Planners zijn de helft van hun tijd kwijt aan mutaties, hierdoor blijft weinig tijd over voor hun kerntaak: het plannen. 
  • Een bijzonder hoge toegangstijd voor de niet spoedpatiënten, terwijl therapeuten met halflege roosters zitten. 
  • Geen inzicht in de prestaties van de afdeling door het ontbreken van indicatoren. 
  • Ontbreken van gegevens in de registratie en onvermogen om managementinformatie uit de systemen te halen. 
  • Onduidelijkheden over de verantwoordelijkheden op de afdeling en het niet opnemen van verantwoordelijkheid.
  • Patiënten die door de lange wachttijden kiezen voor andere instellingen. 
  • Het ontbreken van teamwerk tussen de artsen/therapeuten & het ondersteunend personeel. 
  • Het ontbreken van een duidelijke taakfunctieomschrijving van planners. 

Kortom: deze organisatie had weinig grip op het reilen en zeilen van hun afdeling. Naast ontevredenheid zorgde dit ook voor het mislopen van omzet. Iedereen weet dat het in een dergelijke situatie anders kan. En anders moet. Maar door de hoeveelheid en complexiteit van de verschillende taken kunnen zorgorganisaties hier niet altijd grip op krijgen. Uit deze analyse bleek dat op deze afdeling optimalisatie van de planning de sleutel was voor succesvolle zorg.

Er zijn verschillende manieren en methodes waarop de planning op een afdeling geoptimaliseerd en verder geprofessionaliseerd kan worden. Maar het is altijd van groot belang om eerst inzichtelijk te krijgen wat de aandachtspunten zijn op een specifieke afdeling. Op basis hiervan kunnen er prioriteiten gesteld worden. Problemen moeten niet ad hoc opgelost worden, er moet gezocht worden naar oplossingen op lange termijn. Is de sleutel tot verandering het aanpassen bij de planningsstructuur of de methodiek? Ligt de prioriteit eerst bij de competentie van de planners? Of ligt de uitdaging wellicht bij het bepalen van spelregels/ randvoorwaarden of bij het stellen van prestatie-indicatoren? Een quickscan helpt om op korte termijn (2-4 weken) via vragenlijstonderzoek en interviews hier inzicht in te krijgen.