Blog

Juiste behandeling, juiste tijdstip, juiste locatie mét de juiste materialen… een uitdaging?!

Over het belang van capaciteitsmanagement en goede planning  

Behandelaren zijn gevoelsmatig hartstikke druk, maar is dit ook werkelijk zo? Gaan we zo efficiënt en effectief mogelijk om met onze tijd en capaciteit? Besteden we voldoende tijd aan de behandelingen van cliënten of moeten we deze inkorten omdat er te veel behandelvragen zijn en we te weinig tijd hebben? Weet iedereen welke behandelingen wel en niet mogen worden uitgevoerd? En bepalen behandelaren dit of de organisatie? Hebben we een overzicht van welke behandelaar op welk moment voor welke doelgroep inzetbaar is? Herkenbaar?

Deze bovenstaande vraagstukken gaan over één van de belangrijkste uitdaging voor zorgorganisaties die behandeling bieden, namelijk ervoor zorgen dat de juiste behandeling, op het juiste moment en de juiste plaats en met de beschikking over de juiste materialen en apparatuur wordt geboden.

De afgelopen tijd komen we deze vraagstukken regelmatig in onze opdrachten tegen. Soms vanuit de vraag om te ondersteunen bij het creëren van inzicht in hoe de processen eigenlijk verlopen en soms bij het vervolg hierop: inrichten en herontwerpen van de processen.

In ons advieswerk ondersteunen we organisaties o.a. bij het herontwerpen van hun (plan)processen en de inhoudelijk cliëntprocessen en de doorvertaling hiervan richting de verschillende niveaus van capaciteitsmanagement. Op het ‘laagste’ niveau van capaciteitsmanagement gaat het om de operationele planning. De daadwerkelijke cliëntenplanning, waarin behandelaren aan cliënten worden ‘verbonden’. In deze planning spelen allerlei variabelen een rol wat plannen gecompliceerd maakt. Een aantal voorbeelden: de ene cliënt kan pas vanaf zo laat behandeld worden, de andere behandelaar is alleen tussen tijd x en y beschikbaar op de locatie, bij meerdere behandelingen in de week willen we deze zo goed mogelijk spreiden voor de cliënt, etc.

Veelal zien we dat behandelaren dit zelf doen, soms handmatig in schriftjes, soms in Excel of Outlook. Dit is erg foutgevoelig maar vraagt ook om veel tijd van behandelaren. Gelukkig bestaat er software die behandelaren en organisaties hierin kan ondersteunen. CC zorgadviseurs levert zelf geen plansoftware, maar wij hebben een partij gevonden die hiervoor een mooi product heeft ontwikkeld namelijk Connective Power en hun product het Zorg Rooster Platform.

Sinds kort ondersteunen wij, als vaste implementatiepartner van Connective Power, organisaties in het werken met het Zorg Rooster Platform (ZRP). Dit is een innovatief planningsprogramma dat bestaat uit twee verschillende versies:

  1. Roosterprogramma voor diensten/ruimten (toegepast in ziekenhuis)
  2. Cliëntenplanning van behandelaren en eventueel ook zorg (nu toegepast in ouderenzorgorganisaties, met name in GRZ)

ZRP is ontstaan vanuit de behoefte om het opstellen van de planning makkelijker te laten verlopen en vooral het systeem het ‘denkwerk’ te laten doen (ongeveer 80% van het planwerk). Op basis van vooraf ingegeven regels, behandelprogramma’s en beschikbaarheid van behandelaren (of zorgmedewerkers) maakt het programma een rooster. Het is nog mogelijk om deze handmatig te wijzigen. Bijvoorbeeld wanneer er te weinig capaciteit beschikbaar is en deze niet kan worden weggepland.

CC biedt al decennialang expertise op het gebied van o.a. capaciteitsmanagement en planning binnen de zorg. Door onze diverse projecten hebben we veel kennis en ervaring van de huidige praktijk binnen zorgorganisaties, zowel binnen de cure als de care. Samenwerking met een IT-partner die een specifiek planningsprogramma voor de zorg heeft is dan ook een mooie aanvulling.

Bent u op zoek naar mogelijkheden om de planning binnen uw organisatie te optimaliseren? Graag gaan wij met u hierover in gesprek om te ontdekken waar in uw organisatie verbetering te behalen valt. Wellicht is ZRP ook voor uw organisatie een oplossing.

Voor vragen hierover of voor een afspraak kunt u contact opnemen met: Annemarie Schaap en/of Mirelle de Valk