Blog

Lean op uw afdeling: wat houdt dat in?

Inmiddels ondersteunt CC de implementatie van Productive Care in 8 locaties van V&V organisaties en bij Productive Ward in 8 verschillende ziekenhuislocaties. Met wat voor onderwerpen houden de teams van deze afdelingen zich dan vooral bezig? Het onderstaande schema (klik voor groot) laat een aantal onderwerpen zien, gecategoriseerd naar de dimensies die wij in het programma onderscheiden.

Teams werken voor elk verbetervoorstel met de verbetermethodiek van de Productive Series, waardoor ze niet alleen alles goed voorbereiden en plannen vooraf, ze zijn ook actief bezig met de standaardisatie en borging van nieuwe situaties. Dit doen ze vaak op hele interactieve en creatieve manieren, d.m.v. enquêtes, metingen, interviews, flappen in de teampost, audits, verbeter- & prestatieborden. We merken dat de beroepstrots toeneemt en dat medewerkers er met name veel plezier aan beleven om continu te gaan verbeteren. Door Productive Ward of Productive Care maken de medewerkers zich een verbetermethodiek eigen die ze op diverse onderwerpen kunnen toepassen. Medewerkers zijn zich meer bewust wat het belang is van het invoeren van gegevens/data en meten = weten. Een van de mooiste resultaten is wellicht dat medewerkers weer gaan ontdekken welke invloed ze kunnen uitoefenen op hun eigen werkprocessen en dat zij, samen met de patiënt/cliënt en collega’s, echt het verschil kunnen maken. De cultuur van ‘leg maar op het bureau van de leidinggevende verdwijnt stapje voor stapje’. De grote uitdaging blijft om alle teamleden te verleiden om mee te doen en de leidinggevenden te leren op een andere manier leiding te geven.

Dimensies lean - CC zorgadviseurs

Voorbeeld Productive Care

#1

Een team uit een verpleeghuis hoorde tijdens de familieavond, dat sommige bewoners niet altijd netjes verzorgd waren. Een bewoner had nog etensresten bij de mond, een meneer was niet goed geschoren, een mevrouw was niet opgemaakt. Voor familie en bewoners wel heel belangrijk. Het team dacht na over een verbetering. Ze hielden bij hoe vaak dit voorkwam. Wat was er dan aan de hand? Hoe kon het anders? Ze maakten nieuwe afspraken over de basiszorg. Tijdens de volgende familieavond gaven familieleden het team een groot compliment.

#2

Een team op een verzorgingsafdeling heeft het belgedrag van bewoners in kaart gebracht. Daarna hebben verzorgenden gesprekken gevoerd daarover met bewoners. Waar maken bewoners zich zorgen over, moeten ze lang wachten, wat kunnen de zorgverleners doen? Vervolgens zijn de verhalen van de bewoners in het team besproken. Met elkaar zijn ideeën uitgewerkt die er voor zorgen dat bewoners snel geholpen kunnen worden, als ze bellen. Het team heeft een nieuwe werkwijze uitgeprobeerd. Na overleg met bewoners is de nieuwe werkwijze ingevoerd. Dit heeft er toe geleid dat bewoners zich beter gehoord voelen. De verzorgenden ervaren meer rust, omdat de bewoners nu minder ‘uit voorzorg’ bellen.

Voorbeeld Productive Ward

Een team in het ziekenhuis is bezig geweest om kritisch te kijken naar de voorraad. Bij het opruimen van de afdeling ontdekten de teamleden dat op de afdeling 173 handdoeken aanwezig waren. Dagelijks kwam een medewerker van de hotelservice de handdoeken met 50 stuks aanvullen. Dat betekende dat er in de afgelopen 24 uur handdoeken gebruikt waren voor de patiënten en dat dit aantal werd aangevuld met nog een beetje extra. Op het moment dat de voorraadkast vol was, werden de handdoeken op andere plekken neergelegd. Verpleegkundigen gebruikten eerst de handdoeken uit de voorraadkast. Omdat de handdoeken hoog opgestapeld waren en ‘klem’ lagen tussen de planken, gebeurde het regelmatig dat handdoeken op de grond vielen wanneer handdoeken uit de stapel gepakt werden. Soms werden handdoeken teruggelegd, soms op een andere plek neergelegd (in beide gevallen met een risico voor de patiëntveiligheid – infectie), vaak werden de gevallen handdoeken in de wasmand gedaan (verspilling).

In gesprekken met teamleden en collega’s uit de hoteldienst werd duidelijk dat het gemiddelde verbruik van handdoeken rond de 45 stuks per dag was. Het overleg tussen het verpleegteam en de collega’s van de hoteldienst leverde op dat een vaste plek werd gevonden voor de handdoeken. Op de muur werd een lijn gemaakt, zodat de bevoorrading tot aan die streep kon plaatsvinden, dat was voor 60 handdoeken (aantal wat nodig is voor een dag + kleine reserve voor als er snel behoefte is aan extra handdoeken). De overige handdoeken werden van de afdeling verwijderd.

Het lukte overigens niet in een keer om de verandering blijvend te krijgen. Behalve het overleg met de collega’s van de hoteldienst die verantwoordelijk waren voor de bevoorrading op de afdeling, was het ook belangrijk om de teamleider uit de hoteldienst erbij te betrekken. Het verpleegteam realiseerde zich dat de veranderingen niet alleen veel impact had voor het eigen team, ook voor het team van de hoteldienst had het impact, want ook zij moesten hun werkwijze aanpassen.

De projectleider pakte dit voorbeeld op, om na te gaan of dit vraagstuk uitsluitend een afdelingsvraagstuk was of mogelijk een organisatie vraagstuk. Nader onderzoek wees uit dat ook op de andere afdelingen te veel voorraad was.

De impact reikt verder dan de afdeling…

Daarnaast zien we dat organisaties die zich de Lean filosofie eigen maken niet alleen op afdeling diverse vraagstukken boven tafel krijgen, maar ook op organisatieniveau. Het voorbeeld over de handdoeken was een logistiek voorbeeld. Zo zijn er nog vele voorbeelden te noemen. Andere vraagstukken gaan veelal over de complexe samenwerking tussen organisatieonderdelen en de wijze waarop er binnen de organisatie leiding wordt gegeven.

Vraagstukken die soms al vele jaren op de achtergrond aanwezig zijn, maar nog nooit zijn aangepakt worden blootgelegd. Ze vormen immers vaak een obstakel om op alle niveaus ‘lean’ te gaan werken. Dit leidt vaak tot hele intensieve, confronterende, maar bovenal constructieve veranderingen die een grote impact hebben op de organisatie.

In onze rol als externe begeleiders is het elke keer weer een feest om deze mooie verhalen van medewerkers te horen. Professionals ondersteunen, trainen en faciliteren om tot deze duurzame veranderingen te komen is immers onze drijfveer!

Meer informatie? www.productiveward.nl en www.productivecare.nl