Blog

Lean werken: Wat mag je van je medewerkers verwachten?

Soms lijkt het wel alsof zorgprofessionals, maar ook zeker hun managers, altijd maar druk zijn. Altijd maar druk met brandjes blussen en symptoombestrijding. Nooit de tijd nemen om te kijken wat nu de werkelijke oorzaak is voor de problemen en frustraties. Immers: “Patiëntenzorg gaat voor!”. Maar mede omdat er altijd wel patiënten of bewoners aanwezig zijn, is dit argument ook bijna altijd op te werpen. Hierdoor wordt er in de zorg, in vergelijking met andere sectoren, nog relatief weinig tijd besteed aan het analyseren van de patiënt- en werkprocessen. Analyse levert echter inzicht op in verspillingen die dagelijks weer veel tijd of geld kosten en zet je aan tot verbeteren. Concrete voorbeelden van verspilling: onnodige beweging, wachten, herstelwerkzaamheden, overproductie, transport, voorraden etc.

Onlangs werd ik getriggerd door het volgende citaat uit het boek “Lean Hospitals” (Graban, 2009).

“Het is niet alleen je taak om je werk uit te voeren, maar ook om een manier te vinden hoe het beter/slimmer kan.”

Continu op zoek naar hoe het beter kan

In hoeveel organisaties is dit de (uitgesproken) verwachting naar elkaar? In die van u? Heeft u wel eens op deze manier naar de inzet van uw medewerkers gekeken? Of naar de manier waarop u uw eigen werk doet? En bent u het eigenlijk wel eens met deze stelling?
Wat betekent deze manier van kijken concreet? Dit betekent dat, naast dat je als medewerker de dingen die je doet op een effectieve en efficiënte manier doet, je ook continu op zoek gaat naar hoe het beter kan. Onder meer door verspillingen en bottlenecks te analyseren. Is dit wellicht te hoog gegrepen? Klinkt het als een utopie en bent u al lang blij wanneer medewerkers hun taken effectief en efficiënt doen? Of vindt u het aantrekkelijk klinken en bent u benieuwd hoe deze verandering in mindset voor elkaar te krijgen?

Het gaat niet vanzelf

Mijn stelling is dat iedereen binnen de zorg volgens dit principe aan het werk kan zijn. Onafhankelijk van het opleidingsniveau of type organisatie waarin hij/zij werkt. Ook ben ik ervan overtuigd dat deze manier van werken veel gaat opleveren, zowel op de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening, de tevredenheid van medewerkers, de klanttevredenheid en de doelmatigheid. Wellicht is dit wel de sleutel tot ware innovatie van de zorg. De sleutel tot het niet meer telkens ad hoc brandjes blussen, maar tot ware oplossingen te komen.
Het kunnen werken op deze manier gebeurt niet vanzelf, het vraagt om een omgeving die faciliteert en medewerkers tijd, vertrouwen en ruimte geeft om bestaande processen en de werkomgeving te veranderen. De faciliterende rol van het management is hierin cruciaal.

Zelfsturende teams

Momenteel zie je dat in veel zorgorganisaties men sterk bezig is met het versterken van de eigen regie van teams. Met name in de extramurale tak ontstaan veel ‘zelfsturende teams’, maar ook binnen andere sectoren is de tendens waarneembaar. Een van de doelen is om medewerkers (nog) proactiever en verantwoordelijker te maken en ze meer te betrekken. Niet meer alleen maar ‘je eigen ding’ doen, ook het samen op zoek gaan naar hoe het beter kan is een belangrijk uitgangspunt.
Ik denk dat deze shift een goede verandering is. Alleen merken we in de praktijk dat het veel tijd kost om deze verandering te bewerkstelligen. Met name in organisaties waar vanaf oudsher veel hiërarchie heerste en men was afgeleerd om mee te denken. Toch is ook in deze organisatie verandering mogelijk! Mits de organisatie deze verandering serieus neemt en de tijd neemt om deze op een passende manier te implementeren. In het boek “Leiders in cultuurverandering” (Boonstra, 2010) staan belangrijke succesfactoren hiervoor beschreven. Het is bijvoorbeeld niet verstandig om puur op gedragsverandering te richten als men niet eerst een niveau dieper heeft gegraven om de zogenaamde basisassumpties te bespreken.

Methodisch met lean aan de slag

De Lean filosofie sluit naadloos aan op deze transitie. Bij Lean programma’s, zoals Productive Ward en Productive Care, is het bereiken van deze mindset een van de gewenste uitkomsten. Verpleegteams krijgen een methodiek aangereikt, die hen helpt om stapsgewijs verbeteringen door te voeren. De tijd die ze winnen door verspillingen te reduceren benutten ze om andere processen te analyseren en te herontwerpen. Hierbij maken ze gebruik van diverse Lean tools, zoals prestatieborden, verspillingsronde, visueel management, 5S en procesmapping. Een simpele ‘verspillingsronde’ door een afdeling kan al erg veel winst opleveren. De ervaring leert dat wanneer verpleegkundigen/verzorgenden met een camera en een ‘verspillingsformulier’ op pad gaan ze binnen een half uur een lijst vol met verbeterideeën hebben. Vervolgens denken ze zelf na over wat ze wanneer op kunnen aanpakken en gaan ze aan de slag met verbeteren volgens de PDCA-cyclus.
Door middel van audits blijven resultaten geborgd en ontstaat een cultuur van elkaar aanspreken.

Inmiddels is CC betrokken bij 8 verschillende ziekenhuizen en 3 verpleeg- en verzorgingshuizen die volgens deze manier van werken aan de slag zijn. Wat levert het op? Elke week horen wij weer nieuwe verhalen. Dit zijn meestal geen grootse veranderingen, maar telkens kleine stapjes. Vele kleine stapjes leiden echter tot grote resultaten, waar medewerkers zelf trots op zijn. Daar willen wij graag aan bijdragen!

Meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Annemarie Schaap