Blog

Ontwerpen van zorgpaden: hoe doe je dat?

In het vorige artikel stonden we stil bij de eerste stappen die je doorloopt wanneer je aan de slag wilt met zorgpaden. Hier staan ze nog eens op een rij:

  • Stap 0: Alles begint bij duidelijke keuzes en de motivatie van betrokkenen
  • Stap 1: Hoe ziet het gewenste eindresultaat eruit en zijn zorgpaden hier de oplossing voor?
  • Stap 2: Goede projectvoorbereiding
  • Stap 3: Prestaties koppelen aan de stip aan de horizon

Kortom het fundament is gelegd. Zonder deze basis maak je een valse start en moet je gegarandeerd later weer een stap terug doen in het proces doordat je tegen knelpunten aanloopt. Nu kan er gestart worden met de ontwikkeling van zorgpaden. Hoe doe je dat?

PROCES(HER)ONTWERP

Nu dan ‘eindelijk’ de stap waarin je met elkaar aan de slag gaat om de inhoud van je behandelprogramma’s af te stemmen. Om deze vervolgens in de praktijk toe te kunnen passen, met behulp van logistieke principes en door stil te staan bij de besturingsvorm.

(Her)Ontwerpen van het proces doe je samen met een vertegenwoordiging van betrokken disciplines van het proces (zie ook Stap 2: Goede Projectvoorbereiding). Het visualiseren van het proces is een belangrijke sleutel tot succes. Dit betekent het stap voor stap zichtbaar maken van hoe je wilt dat het proces er voor de cliënt uit gaat ziet. Je begint hierbij met de hoofdstappen en het duiden van de beslissingen die in dit proces zitten. Hoofdstappen kunnen bijvoorbeeld zijn: aanmelding – triage – intake/diagnostiek – behandeling – einde behandeling.

Daarna ga je alle stappen in meer detail uitwerken en aangeven wie wat wanneer doet.

Het procesontwerp vormt de beschrijving van de stappen die de cliënt doorloopt in het zorgproces. In feite geef je hiermee de volgorde aan waarin de activiteiten in het proces uitgevoerd worden en daarmee de zorg die de cliënt ontvangt. Uitgangspunt is dat er voor de cliënt een logische routing ontstaat. Een logische routing waarbij de cliënt zonder hinder van de ene fase naar de andere fase in het proces kan stromen.

De diepte in

Het maken van een procesontwerp dwingt je om na te denken over de volgorde van activiteiten in iedere fase. Dit betekent dat het proces tot in detail verbeeld wordt. Er kan niet worden volstaan met een simpele beschrijving waarin gesteld wordt dat het proces bestaat uit een aanmelding, screening en behandeling. Het is van belang elke fase verder te specificeren. Uit welke stappen bestaat de aanmelding? Hoe doorloopt de cliënt het aanmeldingsproces stap voor stap? Welke activiteiten worden uitgevoerd en door wie? Aan welke eisen moet voldaan zijn om te starten? Op grond van welke criteria wordt bepaald wat de volgende stap in het proces is? En niet minder belangrijk: is dit de meest efficiënte en effectieve wijze van organiseren? Waarbij de vraag of deze stap van toegevoegde waarde is voor de cliënt, als uitgangspunt geldt.

Een aantal belangrijke overwegingen bij je (her)ontwerp:

Afbakening van het proces: wat valt wel en niet onder het zorgpad?

Het is belangrijk dat je met elkaar duidelijk afbakent wat je wel onder het proces wilt laten vallen en wat niet. Gaat het om een zorgpad dat de eigen zorgorganisatie overstijgt? Bijvoorbeeld opname ziekenhuis- revalidatie klinisch – revalidatie thuis – behandeling door eerste lijn. Of richt je het zorgpad puur op de periode dat de cliënt in de eigen zorgorganisatie verblijft?

Een zorgpad per doelgroep of meerdere?

Bedenk of je voor één doelgroep een zorgpad wilt ontwerpen of dat je dit voor meerdere doelgroepen wilt doen. Het kan namelijk goed zijn dat de eerste stappen in het zorgpad voor meerdere groepen identiek zijn (bijvoorbeeld door een centraal aanmeldpunt, etc.). Is dat het geval, dan is het verstandig om dit (her)ontwerp niet alleen met de betrokken professional van een doelgroep te doen maar het breder te trekken. De uitwerking van de diagnostiek/behandeling, etc. per doelgroep kun je vervolgens weer met het zorgpadteam van de desbetreffende doelgroep doen.

Keuze voor de grondvorm: bijvoorbeeld de hulpvraag als basis

Wat bepaalt het onderscheid tussen de ene route en de andere route? De grondvorm is de basis voor het zorgpadontwerp en typeert de patiëntenstromen binnen het pad. Het vormt als het ware het ordeningsprincipe waarop cliënten geclassificeerd worden en bepaalt in welk pad zij komen. Voor deze basisstructuur vormt de hulpvraag vaak de basis. Patiëntenstromen kunnen bijvoorbeeld getypeerd worden op basis van zelfstandigheid, leeftijd of afhankelijkheid van begeleiding.

Één eenduidige methodiek binnen de organisatie

Om te voorkomen dat je een wildgroei aan allerlei varianten van zorgpaden krijgt is het belangrijk om de zorgpadteams een duidelijk format mee te geven. Modulair werken is bij ons een belangrijk uitgangspunt.

Verbeteren of vernieuwen?

Het is belangrijk om je vooraf af te vragen of je je huidige proces wilt verbeteren of dat je gericht bent op het vernieuwen van het proces. Wil je het huidige proces verbeteren? Dan analyseer je waar de verspillingen zitten, of doorlooptijden kunnen worden verkort, etc. op basis van hetzelfde type activiteiten. Of wil je echt komen tot een andere manier van behandelen? Bijvoorbeeld door gebruik te maken van ICT-oplossingen, of door andere professionals te betrekken of nieuwe groepsprogramma’s te introduceren?

N.B.: Sommige organisaties starten met het beschrijven van het huidige proces. Vervolgens gaan zij aan de slag met het verbeteren en/of vernieuwen van het proces.

Leer denken vanuit het creëren van waarde

De ervaring leert dat het zorgproces altijd nog diverse activiteiten bevat die voor de cliënt totaal geen waarde toevoegen. Dit doen we omdat het nu eenmaal moet (bijvoorbeeld vanuit externe partijen), maar vaak ook omdat het nu eenmaal ooit zo bedacht is of omdat dit voor de medewerkers het prettigst is. De uitdaging is om tijdens het (her)ontwerpproces, maar ook als kritische toets achteraf, het proces te bekijken vanuit de vraag: in hoeverre voegen deze activiteiten waarde toe voor de cliënt? Is hij/zij bereid om hiervoor te betalen? Een belangrijk Lean principe.

Hoe weet je wat voor de cliënt waarde toevoegt? Het klinkt als een open deur: maar vraag het aan de cliënt! Vaak denken we het voor hem/haar te weten. Experience Based CoDesign is een mooie methodiek om dit handen en voeten te geven.

Afronding

In dit artikel hadden we aandacht voor het proces(her)ontwerpen. In het volgende artikel maken we de vertaalslag van procesherontwerp naar capaciteit en financiën.

Meer weten? Bestel het kleine zorgpadenhandboek, blijf deze serie artikelen volgen, en/of neem contact op met Mirelle de Valk of Annemarie Schaap. We denken graag met u mee.

N.B.: De tekst uit dit artikel is gedeeltelijk afkomstig uit het Kleine Zorgpadenhandboek: Jong de, M & Schaap-Visser, AE. Het kleine Zorgpadenhandboek. Woerden: CC zorgadviseurs, 2012

Auteurs: Annemarie Schaap en Mirelle de Valk