Blog

Starten met zorgpaden, hoe doe je dit?

Binnen de organisatie is ervoor gekozen om te gaan werken met behulp van zorgpaden. Maar hoe begin je hier eigenlijk mee? Welke stappen zet je vóórdat gestart wordt met het ontwikkelen en formuleren van zorgpaden?

Stap 0: Alles begint bij duidelijke keuzes en de motivatie van betrokkenen

Motivatie van betrokkenen om te starten met zorgpaden blijkt doorslaggevend voor het slagen van het werken met zorgpaden. En de betrokkenen zijn niet alleen de behandelaren maar ook de zorgmedewerkers, management en de ondersteunende diensten. Gezamenlijk zijn zij in staat om het werken met zorgpaden tot een succes te maken. Maar hoe zijn de betrokkenen te motiveren en in hoeverre heb je invloed op hun motivatie? Door allereerst met elkaar de stip op de horizon te bepalen en hierin duidelijke keuzes te maken. Dit brengt ons direct ook bij stap 1.

Stap 1: Hoe ziet het gewenste eindresultaat eruit en zijn zorgpaden hier de oplossing voor?

Wat is die stip op de horizon voor de organisatie? Wat wil de organisatie bereiken door te gaan werken met zorgpaden? Wanneer de gezamenlijke stip op de horizon geformuleerd is, sta je met elkaar stil bij de vraag voor welke van de gekozen cliëntgroepen werken met zorgpaden passend is. Bijvoorbeeld: komt deze cliëntvraag/behandelvraag relatief veel voor en is het behandelproces autonoom? Is deze cliëntgroep strategisch relevant? Goed af te bakenen? Specifiek genoeg? Hoog complex? En is het behandelproces redelijk voorspelbaar? Zo niet, dan heeft het geen zin om hiervoor een zorgpad te ontwikkelen.

In het vorige artikel (Behandeling binnen de ouderenzorg een black box) stonden we al kort stil bij wat het werken met zorgpaden oplevert. Het werken met zorgpaden levert o.a. het volgende op:

  • Transparante processen voor de cliënt;
  • Meer inspraak van de cliënt op de inhoud en organisatie van het cliëntproces;
  • Verbeterde kwaliteit van zorg en behandeling door standaardisatie en eenduidigheid over de inhoud van het werk gebaseerd op evidence based richtlijnen en protocollen;
  • Eenduidigheid over de organisatie van het werk;
  • Goede afstemming tussen de verschillende disciplines;
  • Vernieuwde afspraken over invulling en rol van multidisciplinair overleg;
  • De mogelijkheid om verder vooruit te kunnen plannen en forward load in te kunnen schatten;
  • Inzicht in tijdsbesteding van behandelaren;
  • Grip om te sturen op ligduur en behandelinzet.

Kortom het doel van werken met zorgpaden is om de behandeling en zorgverlening van cliënten te verbeteren door standaardisatie, multidisciplinaire samenhang, het gezamenlijk formuleren van doelen binnen zowel een tijds- en financieringskader. Zorgpaden maken inzichtelijk wat je doet, voor wie je wat doet, wat welke behandelaar doet en wat de zorgmedewerker, hoelang de behandelingen duren, hoe er wordt gepresteerd en wat de opbrengst is van de behandeling.

Stap 2: Goede projectvoorbereiding

Wanneer de stip op de horizon bepaalt is en bovenstaande vragen worden bevestigd is de volgende stap een goede projectvoorbereiding. Werken met zorgpaden betekent namelijk een verandering in werkprocessen, gedrag/cultuur en vaak ook in ondersteunende systemen. Dit vraagt om een goede aanpak en veranderkundige ondersteuning.

Een manier om dit te doen is door een kernteam, werkgroep en zorgpadbegeleider aan te stellen. Het kernteam bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de behandelaren die direct contact hebben met de cliënt. De werkgroep ondersteunt het kernteam en bestaat uit meerdere personen per discipline, secretariaat, zorgadministratie, planning, ICT, ondersteunende diensten, management en cliëntvertegenwoordiging. De zorgpadbegeleider is zowel voorzitter van het kernteam als van de werkgroep. Deze heeft een coördinerende en faciliterende rol. Daarbij helpt een duidelijk projectplan om de te zetten stappen, mijlpalen te formuleren, wat er wanneer moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is.  Hier tijdig en geregeld over communiceren binnen de organisatie is belangrijk voor de betrokkenheid en motivatie van betrokkenen. Communicatie is het bindmiddel van iedere organisatie. Natuurlijk zijn ook andere vormen van projectorganisatie denkbaar. Het is dan wel belangrijk dat bovengenoemde elementen hier een onderdeel van uit maken.

Stap 3: Prestaties koppelen aan de stip aan de horizon

Voordat er daadwerkelijk wordt gestart is het belangrijk om stil te staan bij de prestaties die behaald willen worden door middel van het werken met zorgpaden. Prestaties op het gebied van kwaliteit van zorg, tevredenheid cliënt, medewerkerstevredenheid en bedrijfsvoering, ook wel kritische prestatie-indicatoren genoemd.

  • Indicatoren m.b.t. de kwaliteit van zorg zijn bijvoorbeeld het aantal behandelingen volgens richtlijnen; het behalen van de behandelfrequentie; tijdigheid van indicatiestelling, etc.
  • Indicatoren m.b.t. tevredenheid cliënt zijn bijvoorbeeld de mate waarin de cliënt juist geïnformeerd is, op de hoogte is van de behandeldoelen, de inhoud en de duur van het behandeltraject, de toegangs- en wachttijden, de mate waarin de afspraken worden gewijzigd, etc.
  • Indicatoren m.b.t. medewerker tevredenheid zijn bijvoorbeeld arbeidstevredenheid, kortdurend verzuim, verloop binnen het team, etc.
  • Indicatoren m.b.t. bedrijfsvoering zijn financiële indicatoren gerelateerd aan het zorgpad zoals inkomsten, kosten, verblijfsduur, etc. Denk hierbij aan aantal declarabele uren, het percentage cliëntgerichte tijd, rendement van de behandeling en realisatie DBC’s.

Voor het ontwerpen van het zorgpad is het belangrijk om een nulmeting uit te voeren op basis van bovenstaande indicatoren. Hiermee wordt duidelijk wat de huidige prestaties zijn en waar mogelijk verbeteringen mogelijk zijn. Het biedt tevens een mooi referentiekader om tijdens de invoering van zorgpaden op terug te blikken. Daarnaast laat het ook zien hoe belangrijk het is dat er verbetering in het proces komt, wat cruciaal is voor de motivatie.

Het visualiseren van deze informatie werkt ondersteunend. Hiermee wordt, net zoals in een autodashboard, in een oogopslag de belangrijkste informatie inzichtelijk. Het is belangrijk om goed na te denken hoe je dit wilt vormgeven. Dit ‘dashboard’ gebruik je immers na de start van implementatie ook om te monitoren en waar nodig bij te sturen.

Het fundament is gelegd

Na deze bovenstaande stappen te hebben doorlopen zijn jullie klaar om te starten met de ontwikkeling van zorgpaden: de strategie is helder, de doelstellingen bepaald en de projectstructuur staat. Oftewel: het fundament is gelegd.

Het volgende artikel gaat in op het ontwerpen van zorgpaden. Hoe doe je dat? En hoe zorg je ervoor dat je niet sub optimalisatie aan het creëren bent wanneer je zorgpaden los van elkaar ontwikkelt?

Auteurs: Mirelle de Valk en Annemarie Schaap