Blog

Werkprocessen nog slimmer organiseren? Maar onze werkdruk is al zo hoog!

Verpleegteams staan dagelijks voor de uitdaging om kwalitatieve en hoogwaardige zorg te verlenen, dankzij en ondanks de dynamiek op de afdeling. Vele factoren beïnvloeden de dynamiek op de afdeling. Onder andere de bedbezetting, de zorgzwaarte, de ‘opnames’ en ‘ontslagen’ en de veelheid aan activiteiten die het team verricht. Dit vergt veel van het verpleegteam en van de teamleiders. Tegelijkertijd staat het verpleegteam voor de uitdaging om de werkprocessen en patiëntprocessen slimmer te organiseren, waardoor met minimale inzet, een maximale kwaliteit geleverd kan worden. Maar hoe kun je dit gerealiseerd worden als de werkdruk al zo hoog is?

Met MyWork biedt CC zorgadviseurs het verpleegteam een analyse-instrument om de dynamiek van de verpleegafdeling te objectiveren. Door middel van een 7×24 uurs meting krijgt het team inzicht in een aantal factoren die hun werkdruk beïnvloeden. Hierbij wordt naast de werklast (tijdsinvestering per activiteit) ook de werkdruk (werkbeleving van de medewerkers), de zorgzwaarte en de verstoringen gemeten. Deze factoren worden in relatie gebracht met elkaar en met de bedbezetting, opnamestromen en ontslagstromen en de personele inzet. Op deze wijze wordt als het ware een foto gemaakt van de verpleegafdeling, wat een basis is om met elkaar in gesprek te gaan over de organisatie van de afdeling en de mogelijke flexibele inzet van medewerkers. Het onderbuikgevoel wordt geobjectiveerd. Hierdoor is de discussie over het verbeterpotentieel van de afdeling makkelijker te voeren en in kaart te brengen. Kenmerkend van MyWork is dat de verpleegkundigen zelf de meting uitvoeren en de resultaten analyseren. We weten allemaal dat, wij mensen, wel willen veranderen, maar niet veranderd willen worden. Het is dan ook aan de verpleegkundigen zelf om het verbeterpotentieel te analyseren, te benoemen en te vertalen naar concrete verbetervoorstellen.  

De resultaten zijn per verpleegafdeling verschillend, met name als het gaat om verpleegafdelingen van verschillende specialismen. De kracht van het analyse-instrument ligt in de relaties die gelegd worden tussen bijvoorbeeld de werkdruk en de zorgzwaarte. Deze kunnen verschillen per medewerker en medewerkersgroep. Zo kan het zijn dat een zorgassistent veel meer last heeft van een hogere zorgzwaarte dan een verpleegkundige dat heeft. En dat de werkdruk van de leerling afneemt naarmate de zorgzwaarte toeneemt omdat de leerling in hectische situaties ‘even uit de wind wordt gehouden’. De vraag of dat wenselijk en noodzakelijk is kan op basis van de cijfers en gezamenlijke betekenisgeving daarvan gevoerd worden.

Een ander voorbeeld is de relatie die gelegd wordt tussen de opname- en ontslagstromen op de afdeling. Waardoor ontstaat de grootste werkdruk? Door de ‘overplaatsingen’ of juist de ‘ontslagen’? Wat is de oorzaak van de werkdruk? Waarom ervaart een deel van het team lage werkdruk, terwijl een ander deel het idee heeft de benen uit het lijf te lopen? Wat is bijvoorbeeld de rol van de arts hierin? Voorbeelden van uitkomsten van de analyse zijn verbetervoorstellen op het gebied van functiedifferentiatie, samenwerking binnen het team en met andere disciplines, flexibele inzet van de personele capaciteit, inzet van een regieverpleegkundige en een slimmere informatieoverdracht bij het wisselen van de diensten.