Blog

Zorgpaden en zorgprogramma’s; een groot verschil

De organisatie op z’n kop door zorgpaden… of blijft het ‘slechts’ bij zorgprogramma’s?

In de afgelopen periode zijn er op onze website meerdere stukjes geschreven over zorgpaden in de revalidatie- en GGZ-sector. En wij zijn niet de enige. In vakbladen, nieuwsbrieven en in de minste plaats het internet is hier tegenwoordig ontzettend veel over te vinden. Zowel over de theorie, als over opleidingstrajecten, congressen etc. “Je wordt er bijna mee doodgegooid”, aldus een van onze klanten. Een ontwikkeling waar wij echter wel erg blij mee zijn, aangezien we geloven dat zorgpaden organisaties en de patiëntgerichte zorg die ze bieden echt ‘op een hoger niveau’ kunnen tillen. Dit is mits de uitvoering ervan op een goede manier tot stand komt. 

Verschillen in definities

Tot op heden heeft al deze informatie er alleen nog niet toe geleid dat men in de sector ‘dezelfde taal’ spreekt. In de praktijk komen wij bijvoorbeeld grote verschillen tegen in hetgeen men verstaat onder ‘werken met zorgpaden’. Zelfs de definitie ‘zorgpad’ blijkt nog onduidelijk. Wat wordt hier toch precies mee bedoeld? Als je organisaties mag geloven zijn er inmiddels al heel veel ‘zorgpaden’ in ontwikkeling. Vaak heeft men het huidig aanbod kritisch bekeken en samen met professionals beschreven hoe de zorg per patiëntengroep het beste inhoud kan krijgen. Oftewel: men is vaak bezig om inzichtelijk te krijgen welk traject een patiënt (gegeven een patiëntengroep/diagnose) het beste zou kunnen doorlopen. Dit is met name gericht op de inhoud: welke therapie of behandeling wel/niet, maar ook op het gebied van behandelaar/therapeut: wie komt wanneer in het traject aan bod? Dit met als doel om onderling tot afstemming te komen. Hierdoor ontstaat meer transparantie en weet de patiënt al duidelijk aan de voorkant wat hem/haar te wachten staat. 

Hiermee denken sommige organisaties klaar te zijn en een zorgpad te hebben ontwikkeld. Als dit voor een patiëntengroep is gedaan, doen ze dit voor een andere groep ook (of soms loopt dit parallel) en zo komen er steeds meer ‘zorgpaden’ op papier. Hierdoor kan het soms zo maar zijn dat er in een organisatie wel meer dan honderd verschillende trajecten zijn beschreven. Onze stelling is echter dat, hoewel hiermee al een forse stap is gezet, je hiermee nog geen zorgpaden hebt ontwikkeld!  In ons handboek noemen we dergelijke beschrijvingen van zorgtrajecten ‘het zorgprogramma’; oftewel het inhoudelijk aanbod voor de patiënt. 

Zorgprogramma: inhoud van de behandeling welke opgebouwd kan zijn uit diverse zorgmodules. Met de modules wordt een zorgprogramma samengesteld, waardoor er een op evidentie gebaseerde behandelaanpak beschikbaar komt voor een bepaalde groep patiënten. Een zorgprogramma is dan ook gedefinieerd als ‘een weergave van een systematische aanpak van de behandeling en de zorg voor een specifieke patiëntengroep met als doel het leren omgaan met de ziekte, voorkoming of uitstel van complicaties en/of van verergering van ziekte met behoud van optimale kwaliteit van leven’ (uit: Het Kleine Zorgpadenhandboek van De Jong & Schaap-Visser, 2012).

Zorgpaden ontwikkelen gaat namelijk verder dan alleen het beschrijven van het traject en de route. Hier komt een stuk logistiek om de hoek kijken. We hebben het dan onder andere over proces(her)ontwerp op basis van logistieke principes, capaciteitsbepaling (op de diverse niveaus), opnieuw inrichten van wijze van plannen, optimalisatie informatiestromen, monitoren & sturen op kpi’s en het herinrichten van de organisatie & besturing.

Besturings- en organisatieprincipes tegen het licht

In dit artikel willen we inzoomen op het laatste onderdeel: het opnieuw inrichten van de organisatie en de besturing van de organisatie. Onze stelling luidt namelijk dat als je zorgpaden echt werkzaam wilt implementeren, je er niet aan ontkomt om de huidige besturings- en organisatieprincipes tegen het licht te houden. Doe je dit niet, dan is de kans namelijk groot dat je, door de zorgpaden, binnen jouw organisatie suboptimalisatie gaat creëren. Op den duur kan je hierdoor klem komen te zitten in je capaciteit of kan je niet meer realiseren wat je in de zorgpaden als ideaal hebt beschreven. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van de zorg, de tevredenheid van de patiënten, de tevredenheid van de medewerkers en is zeker ook niet het meest efficiënt. 

Wat bedoelen we dan precies met het tegen het licht houden van de huidige besturingsprincipes?  Stelt je voor dat jouw organisatie, bestaande uit diverse units, bezig is met zorgpaden. Als eerste stap is door de professionals het huidig aanbod beschreven in modules. Deze modules kunnen bestaan uit:

  • producten/diensten;  
  • verrichtingen/handelingen;  
  • therapieën;  
  • of vormen van verblijf, ‘wonen’. 

Vervolgens is voor 10 verschillende ziektebeelden/patiëntengroepen een zorgprogramma beschreven; dat wil zeggen voor elk van deze patiëntengroepen is bepaald welke modules nodig onderdeel zouden moeten zijn van het zorgtraject. Je zou kunnen zeggen dat de modules als het ware ‘de menukaart’ vormen (deel A: alle mogelijkheden voor het voor-, tussen-, hoofd- en nagerecht staan hierop), waarbij een zorgprogramma een beschrijving is voor het menu voor een specifieke groep (deel B; voor elke patiëntengroep een eigen ‘menu’).

In het zorgpad beschrijf je vervolgens hoe het proces er precies uit gaat zien, als ware ‘de organisatie van het zorgprogramma’. Dit gaat bijvoorbeeld over de vraag in welke volgorde de modules moeten worden doorlopen? Of: wat zijn de besliscriteria om naar zijpad A dan wel B te gaan etc. Ook ga je nadenken over bepaalde eisen aan het zorgpad, zoals gewenste toegangstijden, doorlooptijden etc. die je in de vorm van kpi’s opstelt en kunt gaan monitoren.

Horizontaal of verticaal organiseren van zorgpaden

Belangrijk voor de organisatie is om bij dit procesontwerp een besluit te nemen of de zorgpaden horizontaal of verticaal worden ingericht in de organisatie. Oftewel; door organisatiestructuren heen of ‘slechts’ binnen de eigen unit. Beiden hebben zowel voor- als nadelen, daarom is het goed om hier van te voren een weloverwogen besluit in te maken. Tot op heden komen we met name organisaties tegen die verticaal georganiseerd zijn, ook wel functionele inrichting genaamd. De kolommen staan dan voor behandelcircuits/afdelingen etc. Er is bijvoorbeeld een eigen team per patiëntengroep, met zorgpaden waarbij patiënten niet met andere afdelingen in aanraking komen. Er worden daarmee nog vrijwel geen capaciteiten ‘gedeeld’ tussen de verschillende afdelingen (m.u.v. facilitaire en administratieve ondersteuning). Een mogelijk probleem dat hierdoor kan ontstaan is dat, naast suboptimalisatie, patiënten soms tussen wal en schip vallen.  Een voorbeeld: Een patiënt heeft net crisishulp (zorgpad X) gehad en is hier uitbehandeld. Deze patiënt is klaar voor een andere behandeling (bijvoorbeeld zorgpad Y) maar er is geen plek voor de patiënt omdat er geen rekening gehouden is met zijn komst. Hierdoor is de doorstroom verre van optimaal en is er een grote kans dat de patiënt weer in de crisishulp terecht komt.  

Door overstijgender naar zorgpaden en de capaciteiten in de organisatie te kijken, zou je je ook kunnen voorstellen dat je zorgpaden veel meer horizontaal gaat inrichten. Aan de voorkant kan je daarmee goed duidelijk maken wanneer je welke capaciteit van welke unit nodig hebt. Per module weet je immers wie daarbij betrokken is. Gebaseerd op data kan er dan een inschatting gemaakt worden hoe vaak een zorgpad doorlopen zal worden. Hiermee wordt het makkelijker om capaciteiten te bepalen en deze op het juiste moment in te zetten. Ook wordt het hiermee mogelijk om externe partijen te betrekken, waardoor het zorgpad niet ophoudt bij de deur van de organisatie maar bijvoorbeeld het volledige pad van huisarts, naar GGZ, tot en met thuisbegeleiding beschrijft. Daarnaast wordt de stap naar financiering van de zorgpaden ook makkelijker. In de DBC’s, waar we zowel in de GGZ als in de revalidatie naar toe gaan werken, wordt immers ook breder gefinancierd dan alleen de behandeling in een specifieke unit. Het neemt bijvoorbeeld ook het stukje backoffice uit de ‘administratieafdeling’ mee etc.  Door aan de voorkant duidelijk de zorgpaden en de bijbehorende productie af te stemmen kan je hiermee ook makkelijker de contractering met zorgverzekeraars aangaan. Het is immers inzichtelijk wat je gaat doen en in welke aantallen. Ook biedt het je de gelegenheid om de ondersteunende diensten/HRM etc. te betrekken in de contractering. Intern dus geen deelbudgetten meer per afdeling, maar per zorgpad. 

Tevens zit er nog een ander voordeel aan horizontaal inrichten. De verantwoordelijkheid van een zorgpad kan bijvoorbeeld worden ondergebracht bij een ‘zorgpadmanager’ of casemanger. Iemand die verantwoordelijk is voor het budget van het zorgpad. Toekomstmuziek is wellicht dat een patiënt zelf een bepaald budget krijgt om het eigen zorgpad te doorlopen. 

Kortom… er kunnen nog veel meer slagen gemaakt worden met de huidige ‘zorgpaden’. De komende tijd zullen we hier vaker aandacht aan besteden. 

Wilt u meer weten over zorgpaden of heeft u interesse om hier een keer over van gedachten te wisselen? Neem dan contact op met Aad van Fulpen, Femke Marsman of Annemarie Schaap

Mocht uw organisatie geïnteresseerd zijn in zorgpaden maar weet u nog niet hoe u hier handen en voeten aan moet geven dan is een van onze masterclasses wellicht ook interessant voor u.