Deel dit:
WIJdezorg is gestart met Basis voor Beter
Begin maart 2022 is het verbeterteam van WIJdezorg gestart met Basis voor Beter (tegenwoordig Take Care). Zij zijn de eerste organisatie die dit doen met ons gloednieuwe online Team Ontwikkel Platform genaamd “Team Up”.
WIJdezorg zet zich in voor persoonlijke zorg, die aansluit op de woonomgeving en de leefstijl van ouderen en andere zorgvragers. De organisatie telt rond de 900 medewerkers en 500 vrijwilligers. Het merendeel van hen is werkzaam in en vanuit de 7 zorglocaties in het Groene Hart.
Het doel van het verbeterteam bij WIJdezorg is om de materiaalvoorraad op orde te hebben zodat de zorgprofessionals fijner werken en betere zorg kunnen verlenen aan de bewoners.
De aanleiding voor Basis voor Beter
De aanleiding om met Basis voor Beter aan de slag te gaan was dat de zorgprofessionals er regelmatig tegenaan lopen dat de voorraad van de diverse materialen niet op orde is. Zij grepen vaak mis; er was te veel materiaal waardoor het onoverzichtelijk werd of het juiste materiaal was niet aanwezig. Het team had met elkaar afgesproken dat iedereen de materialen op tijd aan zou vullen. Iedereen ging hier mee aan de slag maar ondanks deze afspraak loopt het toch niet zoals gewenst. Uiteraard is het geen onwil om de materialen tijdig aan te vullen, maar in de waan van de dag vergat men het toch. Zeer menselijk, want wanneer denk je zelf niet: ‘dat doe ik straks even’ of ‘hierna doe ik het meteen’. Om je vervolgens op de weg naar huis of op een ander moment te beseffen dat je het tóch vergeten bent….
Dus was de vraag van het team: hoe kunnen wij dit structureel veranderen?
Bij het programma Basis voor Beter gaat het om het veranderen en blijvend verbeteren van het proces. Dit gebeurt het best op het moment dat het team er zelf mee aan de slag gaat. Dit doen zij door met elkaar een verbetercyclus te doorlopen.
Zo werkt het verbeterteam
Bij WIJdezorg bestaat het verbeterteam uit: een VIG, een helpende, een verzorgende PG en een leerling verpleegkundige, samen met de zorgmanager en de locatieverpleegkundige in de rol van verbetercoach. Dit verbeterteam is de uitdaging aangegaan en heeft de primeur om – als eerste organisatie – met “Team Up” te werken.
Team Up is een online platform waarop het verbeterteam met elkaar aan een verbetercyclus werkt. Op dit platform is een omgeving aangemaakt speciaal voor dit verbeterteam. Het verbeterteam komt elke 2 tot 3 weken samen en werkt in 7 bijeenkomsten van 2 uur de verbetercyclus helemaal door. Team Up biedt een structuur voor deze bijeenkomsten. Tijdens de bijeenkomst, werken zij – gestructureerd en interactief – aan de stappen van de verbetercyclus.
Iedere bijeenkomst:
- Duurt 2 uur.
- Is als volgt opgebouwd: terugblik (wat hebben we gedaan), welke betekenis geven we eraan en wat moet er gebeuren in de praktijk (taken).
- Is interactief; te lezen tekst wordt afgewisseld met video’s, polls en opdrachten.
Dus was de vraag van het team: hoe kunnen wij dit structureel veranderen?
Bij het programma Basis voor Beter gaat het om het veranderen en blijvend verbeteren van het proces. Dit gebeurt het best op het moment dat het team er zelf mee aan de slag gaat. Dit doen zij door met elkaar een verbetercyclus te doorlopen.
Tussen de bijeenkomsten in
In de periode tussen de bijeenkomsten gaat het verbeterteam met taken aan de slag. In gesprek zijn met het afdelingsteam is een belangrijk voorwaarde om samen de vervolgstappen te zetten. Dat gebeurt tijdens de wekelijkse bordbespreking. Op het prestatiebord heeft het verbeterteam de voortgang van de verbetercyclus zichtbaar gemaakt (visueel management), waardoor alle collega’s kunnen zien waar het team nu staat. Het team gaat daarover in gesprek met elkaar. Op die manier raken teamleden actief betrokken bij het uitvoeren van de taken. Het resultaat hiervan brengt het verbeterteam terug in de volgende bijeenkomst. Tijdens het uitvoeren van de taken kunnen de teamleden de taakondersteuning, die voor hen op het Team Up-platform klaar staat, raadplegen. Op deze manier kunnen zij de taak op een goede manier uitvoeren. Team Up is ook te benaderen vanaf je telefoon, hoe makkelijk is dat?!
“Een bijkomend voordeel is dat Team Up interactief ingericht is, waardoor het ook leuk is ermee te werken”
In de voorbereiding zijn de zorgmanager en de verbetercoach aan de slag gegaan met onze adviseur Maaike Veenvliet. Maaike bereidde met hen de betreffende module voor en leidde de interne begeleiders/verbetercoaches op. Hierna konden zij zelf met het verbeterteam aan de slag. Bij vragen staat Maaike uiteraard voor hen klaar.
Waar staat het team nu?
Momenteel is het team bezig om het verbruik van de ADL-materialen goed in kaart te brengen om te kunnen bepalen wat de minimale en maximale hoeveelheid moet zijn. Daarna gaan ze testen of die voorraad voldoende is om niet meer mis te grijpen, waardoor de zorg en ondersteuning aan de bewoners zonder onderbrekingen kan verlopen. Met als uitkomst meer tevreden bewoners, collega’s die met plezier hun werk doen en meer tijd voor de bewoner. Het onnodig heen en weer lopen om materialen aan te vullen gaat hopelijk snel tot de verleden tijd horen!
Over een tijd nemen we je mee in het vervolg van de ervaringen van WIJdezorg.
Volg jij het voorbeeld van WIJdezorg en ga jij binnenkort ook aan de slag met Basis voor Beter in Team Up? Kijk dan op deze pagina, download de brochure en vraag vrijblijvend een demo aan. Wij zijn erg enthousiast over hoe Basis voor Beter in Team Up werkt en laten het je graag zien!