Maaike Veenvliet
Succesvolle implementatie van informele zorg
Hoe erkenning en de aanpassing van werkprocessen informele zorg succesvol maken
In de ouderenzorg is een verschuiving waarneembaar naar een meer inclusieve benadering van zorg, waarbij niet alleen professionele zorgverleners maar ook mantelzorgers en vrijwilligers een cruciale rol spelen.
Deze trend naar het integreren van informele zorg in het zorg- en welzijnsproces op afdelingen van verpleeghuizen erkent de waardevolle bijdrage die niet-professionele zorgverleners kunnen leveren aan de kwaliteit van leven en zorg voor ouderen.
Echter, het effectief samenbrengen van formele en informele zorg is geen eenvoudige taak en brengt diverse uitdagingen met zich mee, zoals de coördinatie van (zorg)taken, communicatie en onderlinge afstemming en het waarborgen van de kwaliteit van zorg.
Een brug slaan tussen professionele en informele zorgverleners
CC zorgadviseurs heeft veel ervaring met het verbeteren van processen, zowel in het ziekenhuis als in de ouderenzorg, gehandicaptenzorg en revalidatie. Ons programma Zorgkompas Online, in combinatie met ons meetplatform Flow Time zijn in staat om de veranderingen in het werkproces goed te begeleiden.
De modules en tool stellen management, teams en informeler zorgverleners in verpleeghuizen in staat om werkprocessen opnieuw in kaart te brengen en aan te passen aan de nieuwe realiteit waarin informele zorgverleners een integraal onderdeel vormen van het zorgteam: het team van de toekomst.
In dit artikel zullen we dieper ingaan op het belang van het integreren van informele zorg binnen de ouderenzorg en de stappen die genomen moeten worden om deze integratie succesvol te implementeren in de praktijk. Het doel is om een kader te bieden dat niet alleen de samenwerking tussen alle zorgverleners bevordert, maar ook bijdraagt aan een meer inclusieve en persoonsgerichte zorgbenadering.
Belang van informele zorg
Het belang van informele zorg in de ouderenzorg is in de afgelopen jaren steeds duidelijker geworden. Mantelzorgers en vrijwilligers, vaak familieleden, vrienden en buurtgenoten van de ouderen, spelen een onmisbare rol in het ondersteunen van de dagelijkse behoeften en het welzijn van ouderen.
De integratie van informele zorgverleners in het zorgproces brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Het vraagt om een heroverweging van traditionele werkprocessen, communicatiemethoden en de rolverdeling binnen zorgteams. En het vereist een cultuur waarin de betrokkenen de waarde van elke bijdrage erkennen en waarin samenwerking en coördinatie centraal staan. Dit is niet alleen van belang voor de kwaliteit van de zorg, maar ook voor de tevredenheid en het welzijn van de informele zorgverleners zelf, die vaak onder grote druk staan. Een effectieve integratie van informele zorg binnen de ouderenzorg draagt bij aan een meer inclusieve benadering van zorg. Hierbij zijn de behoeften en voorkeuren van de oudere en hun naasten leidend. Dit sluit aan bij de bredere beweging richting persoonsgerichte zorg, waarin de individuele levensgeschiedenis, voorkeuren en wensen van ouderen centraal staan in de zorgverlening: de zorgplanning en -uitvoering. Door informele zorgverleners een duidelijke en gewaardeerde plek te geven binnen het zorgproces, kan de zorgsector beter inspelen op de complexe en diverse behoeften van ouderen, wat uiteindelijk leidt tot betere zorguitkomsten en een ervaren zinvol en betekenisvol leven ook of juist in deze levensfase.
Uitdagingen bij de integratie van informele zorg
De integratie van informele zorg binnen de structuur van professionele ouderenzorg brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee:
Twee werelden bij elkaar brengen
Eén van de voornaamste hindernissen is het overbruggen van de kloof tussen de formele en informele zorgwerelden. Professionele zorgverleners en informele zorgverleners, zoals mantelzorgers en vrijwilligers, opereren vaak vanuit verschillende perspectieven en met verschillende verwachtingen. Dit kan leiden tot miscommunicatie, onbegrip en soms zelfs conflicten over zorgdoelen, methoden en prioriteiten.
Zorgen voor en met elkaar vraagt om coördinatie en afstemming
Een tweede uitdaging is de coördinatie en planning van zorgtaken. Het inpassen van informele zorg in de bestaande manier van werken binnen het zorgproces en de dagelijkse routines, vereist flexibiliteit en aanpassingsvermogen van zowel de organisatie als de zorgteams. Het vaststellen van duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en communicatielijnen is cruciaal om te zorgen dat de inspanningen van alle betrokkenen complementair zijn en elkaar versterken, in plaats van dat ze leiden tot dubbel werk of gaten in de zorgverlening.
Leren in de nieuwe zich ontwikkelende werkelijkheid
Een derde uitdaging betreft de training en ondersteuning van informele zorgverleners. Zij hebben vaak behoefte aan informatie en scholing over specifieke zorgtaken, omgang met ziektebeelden en het hanteren van mogelijke stress en emotionele belasting. Het bieden van adequate ondersteuning en educatie is essentieel om te zorgen dat informele zorgverleners zich bekwaam en zelfverzekerd voelen in hun rol. En ook voor zorgverleners geldt dat het belangrijk is te leren denken en handelen vanuit het perspectief van de informele zorgverleners en hoe dat vorm te geven in de dagelijkse praktijk.
Ontwikkelen van een cultuur passend bij het team van de toekomst: erkennen en waarderen
Ten slotte speelt ook de erkenning en waardering van de bijdrage van informele zorgverleners een belangrijke rol. Het ontwikkelen van een cultuur waarin hun inspanningen worden gewaardeerd en gezien als een integraal onderdeel van het zorgproces, is fundamenteel voor een succesvolle integratie. Dit omvat ook het aandacht besteden aan de behoeften en het welzijn van de mantelzorgers zelf, om overbelasting en uitval te voorkomen.
Bovengenoemde uitdagingen vereisen een doordachte aanpak en een bereidheid van zorgorganisaties om bestaande processen en culturen te herzien en aan te passen. Door samen te werken en te leren van zowel de professionele als de informele zorgverleners, kunnen zorgorganisaties innovatieve oplossingen ontwikkelen die de integratie van informele zorg in de ouderenzorg faciliteren.
Zorgkompas Online: een nieuwe benadering van de werkprocessen
Sinds 2009 begeleiden wij meer dan 75 afdelingen in het ziekenhuis, meer dan 50 locaties in de VVT-sector en zo’n 15 locaties in de revalidatie. Dat deden we eerst met de bekende programma’s van de NHS: Productive Ward en Productive Care. Als opvolgers daarvan hebben wij Zorgkompas Online ontwikkeld voor de ouderenzorg/VVT, gehandicaptenzorg en geriatrische revalidatie. Take Care is het verbeterprogramma voor ziekenhuizen en de medische revalidatie.
Zorgkompas Online is een integraal programma dat teams ondersteunt om de zorgkwaliteit te verbeteren. Dit programma combineert online modules, begeleide teambijeenkomsten en praktijkbegeleiding De modules rondom Informele zorg bevat een methodiek die de vernieuwende benadering binnen de ouderenzorg, gericht op het versterken van de samenwerking tussen professionele zorgverleners en informele zorgverleners zoals mantelzorgers en vrijwilligers, ondersteunt. Deze methodiek erkent de unieke waarde van elke betrokkene bij het zorgproces en streeft naar een harmonieuze integratie van hun inspanningen. Door in te zetten op transparante communicatie, wederzijds respect en gezamenlijke besluitvorming, faciliteert Zorgkompas Online een omgeving waarin ieders bijdrage wordt geoptimaliseerd.
De kern van Zorgkompas Online ligt in het op maat maken van zorg- en werkprocessen om tegemoet te komen aan de behoeften en voorkeuren van de ouderen, terwijl tegelijkertijd de inbreng van informele zorgverleners wordt gemaximaliseerd. Dit kan inhouden dat traditionele werkwijzen binnen het zorgproces worden herzien, nieuwe coördinatierollen worden gecreëerd, of dat training en ondersteuning worden aangeboden aan zowel professionele als informele zorgverleners om de kwaliteit en continuïteit van zorg te waarborgen.
Flow Time: optimalisatie van taakverdeling en werkprocessen
Flow Time is ons meetplatform, dat momenteel frequent wordt ingezet door zorgorganisaties onder meer bij functie- en taakdifferentiatie. Met de digitale tool Flow Time MMO (Multi Moment Opname) brengen we de activiteiten van formele en informele zorgverleners in kaart. Het stelt zorginstellingen in staat om de dynamiek van zowel formele als informele zorgactiviteiten te visualiseren en te analyseren, waardoor onder meer inefficiënties en knelpunten in het zorgproces aan het licht komen. Door gebruik te maken van Flow Time, kunnen zorginstellingen hun werkprocessen zodanig aanpassen dat er meer ruimte en flexibiliteit ontstaat voor de integratie van informele zorg.
Flow Time faciliteert een datagestuurde benadering voor het herontwerpen van zorgprocessen, waarbij actuele gegevens en feedback van betrokkenen een belangrijke bijdrage leveren in het proces van herontwerp. Dit stelt zorginstellingen in staat om proactief aanpassingen te maken die niet alleen de efficiëntie verbeteren, maar ook de samenwerking tussen alle betrokkenen bij het zorgproces versterken. Flow Time MMO is al in gebruik bij meer dan 15 zorgorganisaties.
Met Zorgkompas Online en Flow Time werken aan integratie van informele zorg
De integratie van informele zorg in het zorgproces is een stapsgewijs proces dat zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Deze stappen bieden een raamwerk waarmee wij met behulp van Zorgkompas Online en Flow Time organisaties kunnen begeleiden bij het integreren van informele zorg in hun zorg- en welzijnsprocessen. Door deze methodische aanpak kunnen zorgorganisaties niet alleen de efficiëntie van de zorgverlening verbeteren, maar ook de ervaringen van zowel zorgontvangers als zorgverleners verrijken.
Een aanpak in 7 stappen
Hier volgt een overzicht van de stappen die zorgorganisaties kunnen volgen om deze integratie te realiseren:
Stap 1: Analyse van de huidige situatie
Bij de start van het ontwikkeltraject brengt het team de huidige werkwijzen in kaart en de rol van de informele zorgverleners daarbinnen. We brengen de behoeften en verwachtingen in beeld van zowel de ontvangers van de zorg als de informele zorgverleners. Met elkaar (formele en informele zorgverleners) voeren we het gesprek over de visie op zorg waarbij de integratie met informele zorg is opgenomen en hoe dat betekenisvol kan zijn voor de ouderen en wat de impact is voor de formele en informele zorgverleners. We maken hier meteen de verbinding met het ontwikkelen van een cultuur van inclusie.
Stap 2: In beeld brengen van de activiteiten van (in)formele zorgverleners
Op basis van de uitgewisselde beelden, de behoeften en de mogelijkheden ontwerpen we meetprofielen, waarmee de activiteiten van betrokkenen in kaart kunnen worden gebracht. Door middel van metingen met behulp van Flow Time MMO identificeren we vervolgens waar en hoe informele zorg zich verhoudt tot formele zorgprocessen, wat inzicht geeft in de mogelijkheden tot optimalisatie van de werkprocessen.
Stap 3: Analyse en mogelijkheden voor aanpassen werkprocessen
Op basis van de analyse van de metingen kunnen de werkprocessen geïdentificeerd worden waar informele zorg waarde kan toevoegen. Deze werkprocessen worden in kaart gebracht (procesmapping) en met betrokkenen wordt gewerkt aan het herontwerp van die processen.
Stap 4: Ontwerp van het integratieproces en aandacht voor communicatie
In deze stap zal onder andere aandacht zijn voor het beschrijven van de rollen en verantwoordelijkheden voor informele zorgverleners in samenspraak met de formele zorgverleners. En het communiceren daarover naar alle betrokkenen. Met behulp van de methodiek van Zorgkompas Online worden de nieuwe werkprocessen uitgewerkt en getest in de praktijk.
Stap 5: Uitvoeren van de nieuwe werkwijze, training en ondersteuning
In deze stap staat het uitvoeren van de nieuwe werkwijze centraal, met testen, leren en kortcyclisch verbeteren, en de betrokkenheid van informele zorgverleners. We zorgen voor training en doorlopende ondersteuning aan alle betrokkenen, zodat zowel de professionele als de informele zorgverleners de vaardigheden en kennis hebben om effectief samen te werken volgens de nieuwe werkwijze. Ook monitoren we de voortgang en prestaties van de geïntegreerde zorgprocessen en sturen we bij waar nodig, met een passende overlegstructuur voor regelmatige feedback van zowel professionele als informele zorgverleners.
Stap 6: Evaluatie en aanpassing
Op basis van de evaluatie (de kwantitatieve en kwalitatieve metingen) kunnen we een uitspraak doen over de effectiviteit van de geïntegreerde zorgprocessen. Indien aan de orde passen we de werkprocessen aan, of we stellen de werkprocessen vast.
Stap 7: Borgen en continu ontwikkelen
Een nieuwe manier van werken vraagt om blijvende ondersteuning, zodat het voor alle betrokkenen, zowel de professionele als de informele zorgverleners, in de routine terecht kan komen. Dat vormt ook weer de basis om blijvend te zoeken naar manieren om de integratie van informele zorg te verbeteren en te verfijnen.
Veelbelovende aanpak
De integratie van informele zorgverleners in het zorgproces biedt een veelbelovende aanpak om de uitdagingen in de ouderenzorg het hoofd te bieden. Door methodieken zoals Zorgkompas Online en technologische oplossingen zoals Flow Time te omarmen, kunnen zorgorganisaties niet alleen de zorgkwaliteit verbeteren, maar ook een meer inclusieve en ondersteunende zorgomgeving creëren. Het vraagt om een cultuurverandering en openheid voor nieuwe manieren van samenwerken, maar de voordelen voor ouderen, mantelzorgers, vrijwilligers en zorgprofessionals zijn aanzienlijk.
Wij nodigen zorgorganisaties en beleidsmakers uit om deze benadering in te zetten bij de implementatie van informele zorg als onderdeel van hun zorgstrategie.
