Continu verbeteren met behulp van Flow Time MMO

Hoe helpen we zorgprofessionals meer grip te krijgen op hun werk, waardoor ze hun werk meer patiënt- of cliëntgericht kunnen organiseren met minder onderbrekingen en fouten en meer tijd voor zorg? In onderstaand artikel legt onze adviseur Maaike Veenvliet uit wat een Multi Moment Opname (MMO) is en hoe wij deze bij CC zorgadviseurs met behulp van Flow Time MMO doen.

Waarom een MMO?

Met een Multi Moment Opname (MMO) brengen zorgprofessionals hun werkzaamheden in kaart door elkaar in de uitoefening van hun werk gedurende een (deel van) hun dienst te volgen en leggen zij op een vooraf bepaald tijdsinterval de activiteiten vast. Hiervoor heeft CC een platform ontwikkeld, genaamd Flow Time, waarop de MMO als app draait. In deze app geeft de ene zorgprofessional bijvoorbeeld elke 60ste seconde aan welke activiteiten de andere zorgprofessional verricht en waar die activiteiten plaatsvinden. Zo krijgt het team inzicht in hoeveel tijd er wordt besteed aan directe zorg, indirecte zorg en overige activiteiten. Ook onderbrekingen worden in kaart gebracht.

Bij CC zorgadviseurs zetten wij MMO’s onder andere in binnen verbeterprogramma’s. Door zowel voor als na de voorgestelde verandering in het werkproces een meting te doen, kunnen we het verschil zien in de besteding van de tijd, en dit analyseren en begrijpen. Zo dragen we bij aan professionele verbeteringen. Wij ondersteunen teams bij het helpen realiseren van hun doelen. Bijvoorbeeld het verhogen van de patiëntgerichtheid en de tijd voor directe zorg, het verminderen van het aantal onderbrekingen of aan de slag gaan met werkdruk, zodat die vermindert.

Passend meetprofiel aanmaken

Flow Time is een platform voor het in kaart brengen van het werk van professionals. Met Flow Time MMO kunnen MMO-metingen uitgevoerd worden. Vóór de MMO kan worden gedaan, stemmen het team en de manager af van welke zorgprofessionals ze de werkprocessen in kaart willen brengen. Op basis hiervan maken wij een meetprofiel: deze heeft de kenmerken van het werkproces van deze professional. Zo heeft Flow Time voorgeprogrammeerde meetprofielen voor onder andere:

Verpleegkundigen op algemene verpleegafdelingen en gespecialiseerde verpleegafdelingen
Zorgprofessionals op de poli
Artsen
Zorgprofessionals in de VVT
Medewerkers facilitaire dienst in de VVT

Het team kan deze profielen desgewenst aanpassen aan hun context of een heel nieuw meetprofiel maken.

Veel bewustwording tijdens de eerste meting

Om goed te kunnen meten is het van belang dat iedereen aan dezelfde activiteiten dezelfde betekenis geeft. In het team wordt daarom van tevoren duidelijk besproken hoe men benoemt wat men ziet. Wat valt er onder bewegen of contact met de patiënt? Tijdens de eerste MMO noteert de volger elke 60ste seconde (of een andere tijdsinterval), welke activiteit de verpleegkundige/zorgverlener uitvoert. We zien dat de volgers vaak eerst de neiging hebben datgene te noteren wat belangrijk is in de zorgverlening, in plaats van wat er precies op het meetmoment gebeurt. Onbevooroordeeld leren kijken is heel belangrijk. De eerste meting brengt dan ook vaak veel bewustwording over de manier waarop de werkzaamheden op de afdeling verlopen. Dat geldt ook voor het fenomeen van onderbrekingen in het werk, zoals wat een onderbreking is, hoeveel deze voorkomen en hoe vaak men dit zelf als collega veroorzaakt.

Het aantal onderbrekingen dat gemeten wordt, is in het begin vaak laag, omdat zorgprofessionals deze niet als zodanig herkennen. Na de bewustwording uit de eerste meting loopt dit aantal op tot vaak wel 5 tot 7 onderbrekingen per uur in volgende MMO’s, waarna de urgentie van het invoeren van nieuwe werkwijzen duidelijk wordt. Elke onderbreking kost hersteltijd en maakt het risico op fouten groter. Op het moment dat het team afspraken maakt om de processen anders in te richten zien we een enorme afname van onderbrekingen en daarmee fouten in onder andere de medicatie en directe zorg.

In een verpleeghuis waar wij Flow Time MMO hebben ingezet, hebben wij met de app ook de facilitaire werkzaamheden in kaart gebracht. Hier gebeurde het volgende: elke dag liep de facilitair medewerker naar de wasserij om de werkmaterialen (sponzen/doeken/dweilen) op te halen. Dit was 10 minuten heen en weer lopen. Aan het einde van de dag werden de vuile werkmaterialen naar de wasserij gebracht. Door de metingen met Flow Time, kwam er inzicht bij het team dat kostbare tijd verloren ging door het heen en weer lopen. Het team heeft geregeld dat de wasserij deze werkmaterialen samen met het linnengoed op de afdeling kon bezorgen. Hierdoor werd er per dag 10 minuten bespaard. Dit had het team zich nooit gerealiseerd zonder een MMO.

Verdubbeling van de directe zorgtijd

Bovenstaande is een voorbeeld van de facilitaire afdeling, maar natuurlijk zijn er nog legio voorbeelden te noemen die direct ingrijpen op de patiënt-/cliëntenzorg. Voor alle verbeteringen is het doel om meer patiënt-/cliëntgericht en effectief te werken én zorgpersoneel meer grip te laten ervaren op het werk. We zien dat de directe zorgtijd na een verbetertraject gemiddeld toeneemt van 20-25% naar 45-50%.

Hierbij heb ik een beeld gegeven van wat een MMO voor zorgorganisaties kan betekenen. Natuurlijk is elke situatie uniek, dus wij helpen je bij CC zorgadviseurs dan ook graag om in te schatten of een MMO kan helpen bij het vinden van de juiste oplossing voor jouw vraagstuk.