Samenwerken in de zorg

Door taken in de zorg anders te verdelen kunnen we (een deel) van het tekort aan personeel oplossen

Tekort aan personeel in zorgorganisaties groeit.
Wat nu?

We weten het allemaal; het personeelstekort in de zorg neemt enorm toe de komende 10 jaar. De ouderenzorg spant de kroon met een groot tekort (67.000 medewerkers, GUPTA 2022), maar ook in ziekenhuizen neemt het tekort de komende jaren enorm toe (31.000 medewerkers). En ook binnen de gehandicaptensector is er sprake van een toenemend te kort aan medewerkers.

Het is niet voor niets dat het integraal zorgakkoord (IZA) en het programma Wonen, Ondersteuning en Zorg voor Ouderen (WOZO) inzetten op een andere manier van zorg (of liever minder zorg). De richtlijnen voor de toekomst zijn: Zelf als het kan, Thuis als het kan, Digitaal als het kan.

In combinatie met een hoog verzuim in de sector is het tekort nu al elke dag merkbaar in bijna alle zorgorganisaties in Nederland. Is die trend nu of binnenkort ook zichtbaar/herkenbaar in jouw organisatie?

Wil je meer weten over onze aanpak?

Maak dan een korte afspraak met onze adviseur Maaike Veenvliet. In een half uur kan zij jou laten zien
hoe het werkt en wat de resultaten (kunnen) zijn.

De zorg anders organiseren en taken herverdelen met taakdifferentiatie

De zorg anders organiseren en taken herverdelen is één van de oplossingen om het probleem van tekort aan personeel het hoofd te bieden. Of het daarbij nu gaat om bestaande zorgtaken onder te brengen bij andere zorgverleners, informele zorgverleners, andere functies te introduceren waarin niet zorg maar welzijn centraal staat of dat je menselijke handelingen vervangt door technologie.

Samenwerken in de zorg is het uitgangspunt om dat voor elkaar te krijgen.

Hoe doe je dat?

Twee van onze klanten leggen uit hoe ze dat doen! Maastricht UMC+ en Alliade zijn al langere tijd succesvol bezig met het herverdelen van taken en capaciteitsmanagement. Ben je benieuwd hoe zij dit aanpakken? Luister naar hun verhalen in onze podcast! Zij leggen uit hoe zij de taken hebben herverdeeld, wat dit oplevert en op welke manier zij onze ondersteuning inzetten.

Heb je nu geen tijd en wil je de podcast wel luisteren?

Laat dan hier je e-mailadres achter en wij sturen je een link!

Hoe kunnen wij je helpen?

Dankzij onze ervaring hebben we een doeltreffende aanpak ontwikkeld die rekening houdt met de specifieke deskundigheid die nodig is bij de zorgverlening (de beroepsgroep) en hoe je de beperkte schaarse capaciteit van de medewerkers optimaal kunt inzetten (plannen en roosteren). Met deze aanpak bereik je niet alleen optimale inzet van de deskundigheid van de medewerkers, maar zorg je er ook voor dat iedereen doet waarvoor hij/zij is opgeleid.

We zijn niet alleen adviseurs; wij werken met jou en je collega’s samen om oplossingen te vinden die passen bij jullie organisatie!

Onze aanpak in 5 stappen

1. In kaart brengen welke functies onder druk staan

Samen met de betrokken mensen in jullie organisatie kijken we naar welke functies onder druk staan. Gaat het om de verzorgende, de verzorgende IG, de verpleegkundigen of de begeleider? We beginnen daar waar de krapte het meest gevoeld wordt. En we kijken samen met jullie of er voldoende kennis in huis is op het gebied van capaciteitsmanagement (planning en roostering) en de beroepsinhoud. Dit is nodig om de verandering ook echt te kunnen realiseren. Mocht de kennis onvoldoende aanwezig zijn, dan ondersteunen onze samenwerkingspartners die jullie hierbij.

2. Meetprofiel samenstellen

Vervolgens vertalen we het takenpakket van de functie die onder druk staat, naar een meetprofiel. We maken ook voor de aanpalende functie een meetprofiel. We hebben standaard meetprofielen tot onze beschikking dus kunnen we samen snel een opzet maken die bij jullie organisatie past.

3. In kaart brengen van de tijdsbesteding

We gaan meten! Met een meting brengen we in kaart waar de medewerkers in de schaarse functie hun tijd aan besteden. We kijken ook of die taken passen bij hun eigen functie. Of dat die taken door andere functies (waar minder schaarste van is) kunnen worden uitgevoerd. Voor onze metingen maken we gebruik van ons meetplatform Flow Time.

4. Aanpassing van de taakverdeling

Op basis van de resultaten van de meting hebben we inzicht gekregen in welk deel van de uitgevoerde taken passen bij het kwalificaties van de medewerkers en welke eventueel anders verdeeld kunnen worden. Samen kijken we op basis van de principes van capaciteitsmanagement naar een herverdeling van de taken. Dat noemen we taakdifferentiatie. Bij de taakverdeling houden we rekening met de (on)mogelijkheden van informele zorg en kijken we of we eventuele andere functies kunnen introduceren om het werk beter te verdelen. Dat kan dus gevolgen hebben voor de teamsamenstelling. En we proberen het uit. Werkt onze aanpassing of moeten we hem bijstellen? In deze fase doen we nogmaals een meting om te kijken of er sprake is van een betere verdeling. En of iedereen die taken doet die bij zijn of haar takenpakket passen. Zo geven we vorm aan samenwerken in de zorg.

5. Aanpassen van de werkprocessen

De medewerkers voeren de werkprocessen uit. Door het werk te herverdelen, verandert het werkproces ook. Samen met de medewerkers en het team passen we de werkprocessen aan. Ook besteden we aandacht aan de veranderingen die dat teweegbrengt in het team, zodat zij vanuit vertrouwen de zorg kunnen verlenen aan de patiënten/cliënten. Daarmee ontstaat ook ruimte voor anderen zoals collega’s van welzijn en/of facilitair en de informele zorg.

De 4 voordelen van onze aanpak

1. Beter gebruik van deskundigheid

Door taken toe te wijzen op basis van beroepsinhoud en kwalificaties maak je beter gebruik van de deskundigheid van medewerkers binnen de organisatie en de ervaringsdeskundigheid van de informele zorg.

2. Duidelijkheid en structuur

Door een duidelijke taakverdeling binnen en tussen functies weet iedereen binnen de organisatie wat er van hen wordt verwacht.

3. Minder schaarste en verhoogde productiviteit

Medewerkers kunnen zich concentreren op hun specifieke taken, wat leidt tot een verbetering van de productiviteit en efficiëntie.

4. Gedragen oplossing

We ontwikkelen samen met het team of de teams de oplossing en richten met hen het werkproces opnieuw in. Hierdoor krijgen zij meer grip op hun werk en neemt hun werkplezier toe.

Door de juiste taken bij de juiste mensen onder te brengen, kunnen jullie de kwaliteit van zorg verhogen, de expertise beter benutten en elkaar beschermen tegen uitputting.

Maaike Veenvliet, adviseur

Maastricht UMC+ en Alliade hebben inmiddels forse vorderingen gemaakt

Luister naar onze podcast om te weten hoe zij dat hebben gedaan!

Bekijk deze video!

Wat verstaan we onder herverdeling van taken of taakdifferentiatie? Hoe kan het de samenwerking in de zorg verbeteren? De antwoorden op deze vragen zie je in deze korte video.