Vijf tips voor continu verbeteren

Maaike Veenvliet

Vijf tips voor continu verbeteren

Zorgkompas Online en Take Care zijn programma’s die teams helpt hun werkprocessen te verbeteren, meer tijd te hebben voor zorg voor patiënten/cliënten/bewoners en blij te zijn over het uitoefenen van hun vak. Mooie doelen, maar hoe gaat dit in de praktijk in z’n werk en hoe zorg je ervoor dat de verbeteringen blijvend zijn en niet weer wegzakken? Maaike Veenvliet geeft vijf tips.

1. Klaar voor de start?

“We beginnen door samen met het team te kijken hoe ze staan in de verandering. Voelen ze zich vitaal als team? Zo niet, dan brengen we in kaart of ze voor de start iets nodig hebben. We willen niet dat het team tijdens de rit afhaakt, daarom ontdekken we issues graag van tevoren.” Aan bod komt bijvoorbeeld of de organisatie al eens succesvol veranderingen heeft doorgevoerd en welke deskundigheden en vaardigheden het team heeft.

2. Binnen de cirkel van invloed

“Er komt veel op zorgprofessionals af, vaak ook vanuit andere disciplines en afdelingen. Bij professioneel verbeteren beginnen we daar NIET mee. We beginnen bij het verpleegteam en bij de issues waar het team zélf over gaat,” legt Maaike uit. “Dat noemen we binnen de cirkel van invloed en hiermee werken ze aan empowerment van verpleegkundigen en het verpleegteam. Natuurlijk zijn er ook zaken die op organisatieniveau verbeterd zouden kunnen worden, maar het gaat om het dagdagelijkse werk. Verpleegkundigen leren hoe ze zelf hun werk beter, leuker en effectiever kunnen maken.”

3. Practise what you preach

Het goede voorbeeld geven is erg belangrijk om blijvende veranderingen te bereiken. We weten immers allemaal dat veranderen niet altijd even gemakkelijk gaat. “Als het team met verbeteren aan de slag gaat is het belangrijk dat het afdelingshoofd en ook anderen uit de organisatie – bijvoorbeeld de manager van de zorgeenheid, een medisch specialist of een manager HR – regelmatig komen kijken op de afdeling.

Wat gebeurt er, waar loopt het team tegen aan? Kunnen we bijdragen aan het helpen oplossen daarvan? En wat kan het team voor de anderen betekenen? Wat je wilt voorkomen is een discrepantie in wat er gezegd wordt en het gedrag,” stelt Maaike. “Als je samen streeft naar menswaardige en veilige zorg, is het ook belangrijk dat je ziet waar jouw medewerkers tegenaanlopen.”

4. Maak iemand eigenaar

Voor elk proces kiest een team een eigenaar. Maaike licht toe: ”Het is niet zo dat deze persoon alle taken op zich hoeft te nemen, maar deze heeft wel de verantwoordelijkheid om eens in de zoveel tijd het werkproces weer onder de aandacht te brengen. Houden we ons nog aan de afgesproken werkwijzen?”

5. Meten = Weten, samen betekenis geven de uitdaging

Een goede manier om te volgen of het proces inderdaad een verbetering is en of iedereen zich nog aan de verbetering houdt is door te meten. “Bij ons programma stellen we 25 tools beschikbaar om processen in kaart te brengen en te visualiseren. Van hoeveelheid clicks om in het dossier van een patiënt/cliënt/bewoner te komen, video-opnames maken van een verspillingsronde tot de indeling van de voorraad,” vertelt Maaike. “Houd daarbij wel in gedachten dat meten maar één kant hierin is. Samen betekenis geven is de andere kant. Deze heb je allebei nodig om tot blijvende resultaten te komen.”