Sietse de Glee
Zo werkt de procesmodule van Flow Time
Zicht op hoe het werk door de organisatie loopt
Met de multimomentopname (MMO) in Flow Time volg je een zorgprofessional tijdens de dienst en zie je waar de tijd naartoe gaat. Veel vraagstukken in de zorg gaan echter niet over één functie, maar over een proces waaraan meerdere mensen werken: een opname, een operatiedag, een medicatieronde of het ontslag van een patiënt. Daarvoor heeft Flow Time naast de MMO een procesmodule.
Waarom een procesmodule?
Taakdifferentiatie begint bij de vraag wie welk werk doet. Wie het werk anders wil verdelen, wil ook weten hoe het werk verloopt: welke stappen er zijn, hoe lang die duren, wie erbij betrokken is en waar het stokt. Dat speelt zich vaak af tussen functies en afdelingen in, en juist daar zie je het niet door één persoon te volgen.
Procesmetingen gebeuren in veel organisaties nog op papier of in Excel. Het uitwerken daarvan kost veel tijd en de gegevens zijn vaak onvolledig. De procesmodule maakt meten eenvoudiger en de gegevens betrouwbaarder, en de uitkomsten zijn direct na de meting beschikbaar voor het gesprek met het team.
Wat is de procesmodule?
De procesmodule is een meetvorm in Flow Time waarmee je de duur van processtappen vastlegt, van het begin tot het einde van elke stap. De organisatie stelt zelf een meetprofiel in met de stappen van het proces, de betrokken functies of rollen en eventueel vragen per stap. Tijdens de meting start je een stap op het moment dat die begint en rond je hem af zodra hij klaar is. Er zijn drie vormen:
- Kritieke-padmeting: meerdere processtappen tegelijk volgen en per stap vastleggen wie erbij betrokken is. Geschikt voor processen waarin veel tegelijk gebeurt.
- Duurmeting: één scherm met alle stappen als knoppen, zodat je stappen snel start en stopt. Wie een stap uitvoert, ligt vooraf vast.
- Meting voor gasten: een eenvoudige meting die ook iemand zonder account start, via een link of QR-code. Elke start levert een eigen meting op.
Wat kan de procesmodule?
- Tijdlijnen per meting van de processtappen en van de betrokkenen, zodat zichtbaar wordt wie wanneer aan het werk was en waar wachttijd ontstond.
- Het procesverloop: per stap de duur en hoe vaak hij voorkomt, en een stroomdiagram dat laat zien welke stappen op elkaar volgen, waar het proces vertakt en waar stappen worden overgeslagen of herhaald.
- Vragen per stap, voor de context die een tijdsduur alleen niet geeft.
- Een procesanalyse over meerdere metingen, te filteren op afdeling, meetprofiel en periode: hoe vaak elke stap voorkomt, hoe lang die duurt en hoeveel spreiding daarin zit, met afwijkende waarden apart zichtbaar.
- Rapporten om te delen: elk rapport als PDF, en de meetgegevens als export voor verdere analyse.
UITGANGSPUNT
Een meting is geen beoordeling van medewerkers, maar het startpunt van een gesprek. De cijfers laten zien waar het proces stokt; teams en leidinggevenden geven er samen betekenis aan en bepalen wat er anders kan. Zo werk je stap voor stap toe naar het juiste werk bij de juiste mensen.
De procesmodule inzetten in jouw organisatie?
De procesmodule is inmiddels in gebruik in een ziekenhuis. Benieuwd wat hij voor jouw organisatie kan betekenen? We laten hem graag zien.
