Sietse de Glee
‘Meten is weten’ als basis voor de zorg van morgen
Om deze problemen aan te pakken, zoeken zorgorganisaties als Maastricht UMC+ en CC zorgadviseurs naar innovatieve oplossingen. Taakdifferentiatie, ondersteund door data en de Flow Time-tool, is daarbij een belangrijk hulpmiddel. In dit artikel lees je hoe een datagedreven aanpak, met “meten is weten” als uitgangspunt, helpt om de zorg toekomstbestendig te maken.
Wat is taakdifferentiatie?
Taakdifferentiatie betekent dat je zorgmedewerkers inzet op basis van hun specifieke kennis, ervaring en competenties. Bij MUMC+ is dit een strategisch instrument om de zorgzwaarte beter te laten aansluiten op de beschikbare verpleegkundige capaciteit. Flow Time maakt met Multi Moment Opnames (MMO’s) zichtbaar hoe taken en tijdsbesteding zijn verdeeld. Zo ontstaat een duidelijk en gedetailleerd beeld van werkprocessen, wat helpt om de kwaliteit van zorg en de tevredenheid onder medewerkers te verbeteren.
Waarom ‘meten is weten’ de sleutel is
Tijdens een bijeenkomst over taakdifferentiatie in de zomer van 2024 deelden BI-specialist Charles Debats (MUMC+) en directeur digitale strategie Sietse de Glee (Flow Time) hun praktijkervaringen. De kern: data laten niet alleen zien waar knelpunten zitten, maar ook welke verbeteringen mogelijk zijn. Met Flow Time’s MMO’s wordt elke minuut van de werkdag in kaart gebracht. Dit geeft inzicht in werkdruk, variatie in taken en vaste zorgactiviteiten die structureel onder druk staan.
Praktische stappen naar datagedreven taakdifferentiatie:
1. Bepaal jouw informatiebehoefte
Start met de vraag: welk probleem wil je oplossen? MUMC+ keek bijvoorbeeld naar zorgzwaarte per afdeling en hoe taken over functies zijn verdeeld. Denk naast de data ook aan hoe u deze gaat analyseren en inzetten in de besluitvorming.
2. Werk met uniforme meetprofielen
Flow Time maakt nauwkeurige meetprofielen van alle handelingen en de bijbehorende tijdsbesteding. Uniforme meetprofielen zorgen ervoor dat data tussen afdelingen goed vergelijkbaar is, zodat je structureel kunt verbeteren.
3. Analyseer data en onderneem actie
Na de dataverzameling via MMO’s vertaal je de inzichten direct naar concrete verbeterstappen. Bij MUMC+ resulteerde dit in harmonieuzere werkprocessen en een betere taakverdeling. Zo sluiten oplossingen beter aan bij de praktijk en vinden ze breder draagvlak onder het zorgteam.
Data in actie: de impact van Flow Time bij MUMC+
MUMC+ gebruikt data om niet alleen werkdruk te monitoren, maar ook om een goede balans te creëren tussen directe en indirecte patiëntentijd. Met Flow Time en BI-tools zoals Power BI kunnen zij:
- Meer directe zorgtijd realiseren: door taken te herverdelen, creëren zij meer ruimte voor kerntaken van zorgprofessionals.
- Efficiëntie verhogen door taakverdeling: niet-kerntaken worden door ondersteunend personeel uitgevoerd (bijvoorbeeld zorgassistenten), zodat zorgprofessionals zich kunnen richten op patiëntenzorg.
- Procesharmonisatie stimuleren: de uniforme data uit Flow Time en BI-rapportages helpt bij standaardisering en vermindert onderbrekingen in het werk. Zo weet iedereen beter waar zijn of haar professionele ruimte ligt.
“Een datagedreven aanpak vraagt om een cultuur waarin zorgprofessionals zich gehoord voelen. Communiceer vooraf duidelijk over het doel en het gebruik van data. Transparantie in de analyse helpt om samen een cultuur te bouwen waarin iedereen zich onderdeel van de oplossing voelt.”
Take-aways voor ziekenhuizen en zorgorganisaties
Wil je ook aan de slag met datagedreven taakdifferentiatie? Houd dan deze adviezen in gedachten:
- Begin klein en leer gaandeweg: experimenteer met beperkte data, leer van de inzichten en schaal stapsgewijs op.
- Betrek zorgprofessionals vanaf de start: zij kennen de dagelijkse praktijk en leveren waardevolle input voor meetprofielen en analyse.
- Zorg voor openheid en duidelijkheid: wees transparant over de meet- en analyseprocessen. Wanneer zorgmedewerkers begrijpen hoe data wordt gebruikt, vergroten zij het draagvlak.
Kortom, taakdifferentiatie op basis van data is meer dan een interessante vernieuwing. In een tijd van toenemende personeelstekorten is het een noodzakelijke stap om de zorgorganisatie wendbaar, effectief en toekomstbestendig te maken.
