Maaike Veenvliet
Lean in de zorg met Take Care en Zorgkompas Online
Lean is weliswaar bekend geworden door autofabrikant Toyota, het wordt inmiddels ook bij dienstverleners en in de gezondheidszorg gebruikt. Zoals het woord ‘Lean’ al verraadt, draait alles in deze methode erom datgene te doen dat voor de klant (cliënt of patiënt) van waarde (belangrijk, nuttig) is en alle processen die hier niet om draaien te minimaliseren of te elimineren.
Bij onze verbeterprogramma’s Take Care (voor verbeteren van zorg in ziekenhuizen en de medische revalidatie) en Zorgkompas Online (voor verbeteren van zorg in de VVT-, gehandicapten- en geriatrische revalidatiesector) passen we Lean toe.
Dit zijn een aantal praktijkvoorbeelden van hoe wij Lean hebben toegepast om tijd te besparen en verspilling tegen te gaan.
Herindeling van de afdeling
Vaak gaat het op de afdeling net zoals thuis: als iets eenmaal een plek heeft, haal je het daar niet snel meer weg. Er wordt niet meer kritisch naar gekeken, terwijl het verplaatsen van voorraad of meubels heel snel een enorme tijdwinst kan opleveren. Eén keer iets aan de kant zetten om ergens bij te komen kost weinig tijd, maar als je dit dagelijks moet doen en meerdere medewerkers moeten dat doen, als je voor alle medewerkers alle keren optelt… Door te meten maak je dit verlies aan tijd zichtbaar en kan het team zelf bepalen wat zij hieraan wil doen.
Verspillingsronde
Tijdens de verspillingsronde filmen zorgprofessionals, natuurlijk op een manier waarop de privacy van de patiënten en collega’s gewaarborgd is, hoe de afdeling eruit ziet. Ze kijken hoe de voorraad eruit ziet, de spoelruimte, de patiëntenkamer en de gemeenschappelijke badkamer met de vraag in het achterhoofd: als ik hier moet werken, wat zie ik dan? Voldoet dit aan de eisen die wij stellen? Is alles hygiënisch? Liggen de spullen handig bij elkaar en is alles klaar voor gebruik?
Álle patiëntdossiers lezen?
Bij een verpleeghuis – waar we met ons verbeterprogramma Zorgkompas Online de principes van Lean hebben geïmplementeerd – lazen hiervoor zeven medewerkers voor de start van de dag alle 32 dossiers. Van deze 32 cliënten verzorgden zij er echter maar vijf tot zeven. Los van dat het jammer is van de tijd, is het de vraag hoeveel informatie je kunt onthouden nadat je net alle dossiers hebt gelezen. De teamleden realiseerden zich dat ze steeds terugliepen naar de teampost, om toch nog een keer te kijken naar het dossier van de volgende cliënt, die ze gingen helpen.
Nu leest men alleen de dossiers van de eigen cliënten en van de cliënten die ernstig ziek zijn, waar collega’s een beroep op elkaar kunnen doen voor extra hulp. De belangrijke informatie over de anderen gaat door middel van de overdracht. Zo hebben alle zorgprofessionals meer tijd en aandacht voor hun eigen cliënten.
Verstoringen meten en elimineren
Bij een Multi Moment Opname (MMO) van ons platform Flow Time meten we naast de tijd die over processen wordt gedaan, ook alle verstoringen. Op één afdeling werden patiënten bijvoorbeeld door iemand van de transportdienst gehaald als ze naar de OK moeten. Deze transporteur moest hiervoor eerst bij de afdelingssecretaresse vragen op welke kamer de patiënt lag en vervolgens sprak deze de eerste de beste collega verpleegkundige aan om te vragen waar de verantwoordelijke verpleegkundige van de betreffende patiënt zou kunnen zijn. Dit haalde meerdere mensen uit hun werkzaamheden.
Nu hangt er een bord met alle patiënten, verantwoordelijke verpleegkundigen en hun telefoonnummers bij de ingang van de afdeling. Zo is het proces voor de verpleegkundigen én de transporteur sneller en prettiger. En hebben zij daarmee ook hun werkproces veiliger gemaakt. Achteraf lijken dit soort verbeteringen heel logisch, maar deze inzichten ontstaan niet vanzelf. Je moet ervoor met andere ogen kijken. Meten is hierbij weten, maar het gaat erom dat je de metingen ook betekenis kunt geven en daarna de verbetering doorvoert.
